Cómo el Ayuntamiento de Madrid migró con éxito a SAP S/4HANA

A las 15:00 de un jueves, los empleados del Ayuntamiento de Madrid abandonaron sus puestos de trabajo. El lunes siguiente a las 9:00 regresaron y se encontraron con un sistema completamente nuevo. En ese intervalo se llevó a cabo la migración completa a SAP S/4HANA, es decir, la migración del sistema económico-financiero de un Ayuntamiento de envergadura. Y todo ello sin un solo incidente crítico.

Un logro a la altura de la comunidad a la que da servicio esta entidad pública. Con 3,3 millones de habitantes, un presupuesto anual de 7.000 millones de euros y 30.000 empleados municipales, la capital española es una de las principales metrópolis europeas. «Cuando asisto a reuniones internacionales, siempre digo que Madrid es como una pequeña nación. En términos de complejidad, es comparable a países como Estonia o Lituania», afirma Ángel Fernández Bueno, subdirector general de Sistemas Corporativos de Informática del Ayuntamiento de Madrid (IAM). La ciudad cubre muchas de las funciones de un Estado, tales como sanidad, educación, fiscalidad o sanciones. Por poner un ejemplo, tramita cada año 2,5 millones de multas de tráfico. Todas estas funciones críticas se basaban en la solución SAP ERP Central Component (ECC), implantada entre 2004 y 2006. Sin embargo, la coexistencia de los módulos económico y de recursos humanos en la misma instancia se había convertido en un obstáculo. «Era como una batalla cada año para decidir cuál iba primero y comprobar si el otro se veía afectado», explica el subdirector general. Las actualizaciones de uno bloqueaban la evolución del otro.

En 2019, IAM lanzó un ambicioso programa de transformación de cinco años. El objetivo: separar los sistemas financiero y de recursos humanos, modernizar la base de datos y, posteriormente, migrar todo el componente económico-financiero a la nueva generación de software SAP, S/4HANA. Todo ello sin ninguna interrupción del servicio en una administración que opera las 24 horas del día.

Inetum, socio del Ayuntamiento desde 2004, fue el encargado de esta misión. La empresa utilizó la metodología SAP Activate y estructuró la migración en ciclos sucesivos (sandbox, pruebas, producción). Más de 90 personas participaron, coordinadas por una oficina de proyecto dedicada a la migración. «Por el tiempo que lleva Inetum trabajando con nosotros conocen nuestro entorno, conocen a nuestros equipos, conocen a nuestros clientes internos», subraya Ángel Fernández Bueno.