Con SAP, Sandetel renueva sus notas de gastos

«Nuestro proceso de preparación y gestión de los gastos de viaje antes de la implementación de SAP Concur era muy manual y tedioso. Había mucho descontento entre los empleados con respecto a este proceso específico, ya que no funcionaba correctamente», explica Alfonso Moreno Pérez, responsable del proyecto en Sandetel.

Esta problemática se inscribía en un contexto más amplio de modernización de los sistemas de información. «En 2023, planteamos un proyecto global de sistema de gestión de recursos humanos de la empresa, en el que introdujimos el sistema de gestión de gastos de viaje», precisa. La sociedad, adscrita a la Agencia Digital de Andalucía y especializada en innovación tecnológica, tenía entre sus prioridades la mejora de la experiencia del usuario y la automatización de los procesos.

Para llevar a cabo esta transformación, Sandetel se apoyó en la experiencia de Inetum. «Nuestra relación con Inetum durante el proceso de implementación de la solución fue muy satisfactoria, con un equipo técnico especializado y claro en los procesos de implementación», afirma Alfonso Moreno Pérez.

La elección de SAP Concur no fue casual. «Entre nuestros criterios prioritarios figuraban la gestión de los datos únicos del empleado y el establecimiento de sistemas fáciles de usar y accesibles para el empleado», detalla el responsable. 

Este enfoque centrado en el usuario ha dado sus frutos, aunque la adopción no fue inmediata. «El principal reto al que nos enfrentamos fue la reticencia inicial al cambio, ya que Sandetel estaba acostumbrada a un proceso muy manual, muy lento y con mucho papeleo», observa Juan Alberto Lanas Lara, consultor sénior de SAP Concur en Inetum.

Los resultados de esta transformación no se hicieron esperar. La automatización ha permitido reducir significativamente los plazos de aprobación y pago de los reembolsos, lo que ha liberado tiempo para los equipos. «Los empleados son mucho más autónomos e independientes, y pueden gestionar sus liquidaciones y solicitudes de viaje de forma mucho más rápida», destaca Juan Alberto Lanas Lara.

Más allá de la eficiencia operativa, toda la organización se beneficia. «La integración de un sistema de recursos humanos como Success Factors en Concur aporta un valor añadido a Sandetel y un mejor control de la organización», precisa el consultor de Inetum.

Este éxito también se explica por la madurez de la solución elegida. «Consideramos que se trata de un producto muy maduro en su ámbito de actuación, lo que también ha favorecido una implementación muy rápida y adaptable a nuestra organización», confirma Alfonso Moreno Pérez.

Para Cristina Rubio Vizcaya, directora de sistemas de información de Sandetel, esta transformación forma parte de la propia misión de la empresa: «Somos el brazo ejecutivo de la Agencia Digital de Andalucía para la implementación de sus políticas en materia de transformación, innovación tecnológica, sociedad y economía digital». Una filosofía que ahora se refleja en sus propios procesos internos, demostrando que la innovación comienza con el ejemplo.