Inetum ontwikkelt AI-oplossing voor snellere en objectievere tenderanalyse

Tenders — procedures waarbij bedrijven zich kandidaat stellen om een dienst of product uit te voeren — vragen vandaag veel tijd van ambtenaren: elk dossier moet volledig, correct en op tijd ingevuld zijn. Inetum ontwikkelde een oplossing die dat nakijkwerk verlicht door dossiers automatisch te analyseren en ambtenaren meer ruimte te geven om weloverwogen beslissingen te nemen.

“We ontwikkelden deze tool oorspronkelijk voor een project in Frankrijk. Na een gesprek met Het Facilitair Bedrijf, dat Vlaamse overheidsdiensten ondersteunt, zagen we kansen om het product ook in België op de markt te brengen,” zegt Steven Peirsman, Business Unit Leader Data & AI bij Inetum. “Daarna besloten we het concept verder uit te werken en om te zetten in een concrete oplossing.”

Drie slimme functies om tijd te winnen

Op basis van het Azure OpenAI-platform ontwikkelde Inetum een gebruiksklare managementtool voor aanbestedingen. De tool bevat drie functies die het tenderproces vereenvoudigen én versnellen – medewerkers winnen zo’n 30% tijd per dossier.

1. Volledigheidscontrole – De AI controleert of een kandidaat aan alle voorwaarden voldoet en of het tenderdossier volledig is. De tool kijkt automatisch na of de juiste attesten, certificaten, verklaringen en verzekeringsdocumenten aanwezig en geldig zijn.
2. Objectieve scoring – Vervolgens beoordeelt de tool de inhoud van elk dossier op een objectieve en gestructureerde manier. De AI vergelijkt de antwoorden van kandidaten met de eisen in het technisch en administratief dossier, haalt per eis het juiste fragment uit het dossier en kent daar een score aan toe op een schaal van één tot tien.
3. Vergelijking tussen dossiers – De tool kan ook dossiers onderling vergelijken en markeert per eis automatisch de verschillen tussen kandidaten. Zo krijgen medewerkers sneller zicht op de sterke en zwakke punten van elk voorstel.

Deze AI-oplossing vervangt ambtenaren niet, maar ondersteunt hen zodat ze meer tijd kunnen besteden aan inhoudelijke taken met meer impact.

Est Ensemble test AI-tool in de praktijk

Est Ensemble, een openbaar samenwerkingsverband in het noordoosten van Parijs dat negen gemeenten verenigt, is de eerste klant die de tool van Inetum inzet. Sinds 2010 werken deze gemeenten samen aan projecten die de regio vooruithelpen – van stadsontwikkeling en milieubeheer tot huisvesting en economische groei. In diezelfde lijn zocht Est Ensemble een manier om generatieve AI in te zetten bij aanbestedingen.

“Met deze tool hoeven medewerkers zich niet langer te focussen op repetitieve taken die veel tijd kosten, maar weinig opleveren,” zegt Thierry Moisson-Bonnevie, CIO van Est Ensemble. “Elk dossier doorloopt nu dezelfde stappen, met dezelfde precisie — van begin tot eind. Dat zorgt voor een eerlijke en consistente beoordeling. Met de steun van Inetum maken we onze dienstverlening tegelijk sneller én toegankelijker.”

“Met dit project zetten we een grote stap richting een moderne en toegankelijke publieke dienstverlening – voor burgers, ambtenaren en partners", besluit Steven Peirsman. “Intussen kwam de tool ter sprake in meerdere aanbestedingsprocedures en gesprekken met andere klanten. De reacties zijn erg positief, vooral omwille van de efficiëntiewinst. En dit is nog maar het begin. Ook andere lokale besturen – buiten Parijs – kunnen baat hebben bij deze aanpak.”

Over Inetum

Inetum is een Europese leider in digitale diensten. Het team van 28.000 consultants en specialisten zet zich elke dag in om digitale impact te realiseren voor bedrijven, overheidsinstellingen en de maatschappij. Met haar oplossingen wil Inetum bijdragen aan de prestaties en innovatie van haar klanten én aan het algemeen welzijn. Inetum is actief in 19 landen en beschikt over een fijnmazig netwerk van vestigingen. Samen met grote softwareleveranciers helpt Inetum organisaties om de uitdagingen van digitale transformatie aan te gaan, met nabijheid en flexibiliteit. Gedreven door een sterke ambitie rond groei en schaalgrootte, realiseerde Inetum in 2023 een omzet van 2,5 miljard euro.

Contacts
TEAM LEWIS pour Inetum
inetum@teamlewis.com

Katrien de Raijmaeker
Communication Manager België
+32 498 368 101