De nieuwe gemeente Pajottegem is ontstaan uit de fusie van drie gemeenten in het Pajottenland: Galmaarden, Gooik en Herne. Sinds 1 januari 2025 vormen zij samen één administratief geheel en dat bracht ook op ICT-vlak heel wat veranderingen met zich mee. De drie gemeenten beheerden tot dan elk een eigen digitale omgeving, elk op hun manier. 

“We zijn niet langer drie lokale ICT-teams, maar vormen nu één ploeg”, vertelt Jolien Herregods, diensthoofd ICT en informatiebeheer. Het team telt vier medewerkers. Ze ondersteunen momenteel ongeveer 250 medewerkers van de gemeentelijke diensten, het OCMW, bibliotheken en scholen die effectief met een laptop werken. In totaal telt de organisatie echter zo’n 350 medewerkers. Tegen het einde van dit jaar wordt verwacht dat ook deze medewerkers allemaal over een Teams-licentie zullen beschikken.

Digitale eenmaking

Centraal in het ICT-luik van de fusie stond de tenant-to-tenant-migratie. Elke deelgemeente had voor de fusie een eigen, afgeschermde digitale omgeving binnen Microsoft 365, met toepassingen zoals Outlook, SharePoint, OneDrive en Teams, telkens met eigen gebruikers, instellingen, opslag en beveiliging – en gekoppeld aan de domeinnaam van iedere afzonderlijke gemeente. “Die situatie zou het moeilijk maken om na de fusie efficiënt samen te werken”, zegt Michaël Seps, één van de leden van het nieuwe ICT-team. “We wilden een aanpak die bovendien zou aansluiten op onze nieuwe identiteit, namelijk die van Pajottegem.”

Samen met Inetum koos de fusiegemeente voor een scenario met een volledig nieuwe tenant en waarbij er een migratie gebeurt van alle gebruikers en data van de oude tenants naar de nieuwe. “In principe bestaan de ICT-structuren van de drie oude gemeenten nog altijd, alleen is er een vierde, overkoepelende laag bijgekomen”, aldus Jolien Herregods. Die keuze bood de kans om beleidsmatig vanaf nul te starten en alle gebruikers onder gelijke spelregels samen te brengen.

Roadmap leidt naar big bang

De voorbereiding begon in het najaar van 2023, toen de gemeenten samen met Inetum een gedetailleerde roadmap voor hun digitale fusie uitstippelden. Die bevatte mijlpalen, budgetindicaties en prioriteiten, maar ook ruimte om en cours de route waar nodig bij te sturen. Michaël Seps: “De samenwerking met Inetum verliep heel nauw, met wekelijkse afstemmomenten, een duidelijke verdeling van de taken en een iteratief proces waarbij we de data stapsgewijs hebben gemigreerd.”

Helemaal op het einde volgde de geplande big bang, waarbij de fusiegemeente als geheel op de nieuwe tenant overstapte. “Op een bepaald moment moesten we gewoon de knop omdraaien”, vertelt ICT-teamlid Arnold Uyttersprot. “Dat was pittig, zeker omdat de migratie samenviel met de fysieke verhuis van de ondersteunende diensten van de gemeente.” Toch verliep de omschakeling succesvol, al was de weg niet helemaal vrij van hobbels. “Logisch ook, gezien het ingrijpende karakter van de migratie”, geeft Michaël Seps aan. Al klinkt hij ook positief: “We zijn intussen ruim een half jaar verder. De grootste verandering hebben we intussen achter de rug.”

Wat begon als een fusie op papier, is nu ook digitaal voelbaar. “We hebben samen met Inetum de volledige digitale eenmaking gerealiseerd op een jaar tijd. Dat is geen kleine prestatie.”  - Jolien Herregods, diensthoofd ICT en informatiebeheer @Pajottegem

Cloud als ruggengraat

Behalve een nieuwe domeinnaam en een nieuwe tenant, kreeg de fusiegemeente ook een nieuw ICT-hart. Pajottegem koos voor een hybride omgeving, met naast enkele on-prem servers ook een luik cloud. De keuze voor rCloud, de private cloud van Inetum, lag daarbij voor de hand. “Een van de drie gemeenten werkte al met rCloud”, zegt Michaël Seps. “We bouwen daar nu op verder.” 

Dat was in eerste instantie vooral een pragmatische keuze die nu bovendien ook heel wat efficiëntie weet te bieden. “De meeste van onze gemeenschappelijke applicaties zijn SaaS-oplossingen die we op rCloud draaien of afnemen uit de cloudomgeving van de leverancier. Wat we nog on-prem beheren, is beperkt en bouwen we geleidelijk af. Voor ons was het belangrijk dat we in rCloud een stabiele basis vonden voor de nieuwe tenant en het nieuwe domein.”

Eén team, één Teams

Samenwerken als één gemeente vraagt om een gedeeld communicatieplatform voor alle medewerkers. Pajottegem koos ervoor om Microsoft Teams uniform uit te rollen. “Voor de fusie werkte elke gemeente op een andere manier”, schetst Jolien Herregods. “Gooik, bijvoorbeeld, was al overgestapt naar Teams-telefonie, terwijl er elders nog VOIP-telefoons in gebruik waren. Teams bood de beste oplossing om communicatie en het beheer van bestanden samen te brengen in één toegankelijke omgeving.”

Inetum ondersteunde ook hier met workshops en de nodige begeleiding. “We hebben Teams gekoppeld aan SharePoint, met mappenstructuren die we samen met de diensten hebben uitgewerkt”, zegt Arnold Uyttersprot. “Daarnaast hebben we ook de volledige telefonie in Teams geïntegreerd.” Voor de burger heeft dat een heel concreet voordeel. Er is nu één centraal telefoonnummer voor wie de gemeente Pajottegem wil contacteren. Achter dat nummer zit een onthaaldienst die burgers en bedrijven vervolgens vlot helpt of doorverwijst. “Dat centrale onthaal bestond voordien niet in alle gemeenten”, zegt Jolien Herregods. “Het is een mooie stap richting een meer klantgerichte dienstverlening.”

Flexibele partner

De tenant-to-tenant-migratie, rCloud, Teams: bij elk luik binnen het fusieverhaal kon Pajottegem rekenen op de expertise en ondersteuning van Inetum. “Zonder die begeleiding hadden we de strakke deadline van 1 januari 2025 wellicht niet gehaald”, geeft Jolien Herregods toe. “Inetum zorgde voor technische ondersteuning, maar bood ook structuur, opvolging en projectmanagement.” De experts van Inetum voelden goed aan waaraan Pajottegem, als lokale overheid, nood had en wat er al dan niet haalbaar was. “Het team van Inetum stelde zich heel flexibel op”, bevestigt ICT-teamlid Rik Walravens. “Ook als we doorheen het hele traject af en toe moesten bijsturen, bleef Inetum met ons meedenken.”

De komende maanden staan bij Pajottegem in het teken van consolidatie. “Er zijn nog enkele oude servers die we zullen uitfaseren”, geeft Michaël Seps aan. “We willen uiteindelijk één fysiek serverpark overhouden.” Daarnaast zal Pajottegem zijn netwerkarchitectuur vereenvoudigen en zijn cybersecurity verder aanscherpen, onder meer in het kader van NIS2. “Ook dat is nog een behoorlijke uitdaging”, besluit Jolien Herregods, “maar we kunnen verder bouwen op de stevige basis die we vandaag al hebben.” Wat begon als een fusie op papier, is nu ook digitaal voelbaar. “We hebben samen met Inetum de volledige digitale eenmaking gerealiseerd op een jaar tijd. Dat is geen kleine prestatie.”