La nouvelle commune de Pajottegem est née de la fusion de trois communes du Pajottenland : Galmaarden, Gooik et Herne. Depuis le 1er janvier 2025, elles forment ensemble une seule entité administrative, ce qui a entraîné de nombreux changements, notamment sur le plan informatique. Jusqu’à cette date, chaque commune gérait son propre environnement numérique, chacune à sa manière.

« Nous ne sommes plus trois équipes locales ICT, mais formons désormais une seule équipe », explique Jolien Herregods, chef de service ICT et gestion de l’information. L’équipe compte quatre collaborateurs. Elle soutient actuellement environ 250 employés des services communaux, du CPAS, des bibliothèques et des écoles qui travaillent effectivement avec un ordinateur portable. Au total, l’organisation compte environ 350 collaborateurs. D’ici la fin de l’année, il est prévu que tous ces employés disposent également d’une licence Teams.

Unification numérique

Au cœur du volet ICT de la fusion se trouvait la migration tenant-to-tenant. Avant la fusion, chaque commune disposait d’un environnement numérique distinct et sécurisé dans Microsoft 365, avec des applications telles qu’Outlook, SharePoint, OneDrive et Teams, chacune avec ses propres utilisateurs, paramètres, stockage et sécurité – et associée au nom de domaine de chaque commune. « Cette situation aurait rendu la collaboration post-fusion difficile », explique Michaël Seps, l’un des membres de la nouvelle équipe ICT. « Nous voulions une approche qui corresponde également à notre nouvelle identité, celle de Pajottegem. »

En collaboration avec Inetum, la commune fusionnée a opté pour un scénario impliquant la création d’un tout nouveau tenant, avec migration de tous les utilisateurs et données des anciens tenants vers le nouveau. « En principe, les structures ICT des trois anciennes communes existent toujours, mais une quatrième couche transversale a été ajoutée », explique Jolien Herregods. Ce choix a permis de repartir de zéro sur le plan stratégique et de rassembler tous les utilisateurs sous des règles communes.

Une feuille de route vers un big bang

La préparation a débuté à l’automne 2023, lorsque les communes ont élaboré, avec Inetum, une feuille de route détaillée pour leur fusion numérique. Celle-ci comprenait des jalons, des estimations budgétaires et des priorités, tout en laissant de la marge pour ajuster le plan en cours de route si nécessaire. Michaël Seps : « La collaboration avec Inetum a été très étroite, avec des réunions de coordination hebdomadaires, une répartition claire des tâches et un processus itératif au cours duquel nous avons migré les données étape par étape. »

La phase finale a été marquée par le big bang prévu, au cours duquel la commune fusionnée est passée entièrement au nouveau tenant. « À un moment donné, il fallait simplement appuyer sur le bouton », raconte Arnold Uyttersprot, membre de l’équipe ICT. « Ce fut intense, d’autant plus que la migration a coïncidé avec le déménagement physique des services de support de la commune. » Malgré tout, la transition s’est déroulée avec succès, même si elle n’a pas été exempte de difficultés. « Ce qui est logique, vu l’ampleur de la migration », souligne Michaël Seps. Il reste néanmoins optimiste : « Nous sommes maintenant plus de six mois plus tard. Le plus gros du changement est désormais derrière nous. »

« Ce qui avait commencé comme une fusion sur papier est désormais aussi tangible sur le plan numérique. Ensemble avec Inetum, nous avons réalisé l’unification numérique complète en un an. Ce n’est pas une mince affaire. »
– Jolien Herregods, cheffe de service ICT et gestion de l’information, Pajottegem

Le cloud comme colonne vertébrale

Outre un nouveau nom de domaine et un nouveau tenant, la commune fusionnée s’est également dotée d’un nouveau cœur ICT. Pajottegem a opté pour un environnement hybride, combinant quelques serveurs on-premises avec une composante cloud. Le choix de rCloud, le cloud privé d’Inetum, s’est imposé naturellement. « L’une des trois communes utilisait déjà rCloud », explique Michaël Seps. « Nous avons simplement poursuivi sur cette base. »

Ce choix était avant tout pragmatique, mais il s’avère aujourd’hui également très efficace. « La plupart de nos applications communes sont des solutions SaaS que nous faisons tourner sur rCloud ou que nous consommons directement depuis l’environnement cloud du fournisseur. Ce que nous gérons encore en local est limité et sera progressivement supprimé. Pour nous, il était essentiel de trouver dans rCloud une base stable pour le nouveau tenant et le nouveau domaine. »

Une équipe, un Teams

Travailler comme une seule commune nécessite une plateforme de communication partagée pour tous les collaborateurs. Pajottegem a choisi de déployer Microsoft Teams de manière uniforme. « Avant la fusion, chaque commune avait sa propre manière de fonctionner », explique Jolien Herregods. « Gooik, par exemple, utilisait déjà la téléphonie via Teams, tandis qu’ailleurs, on utilisait encore des téléphones VOIP. Teams offrait la meilleure solution pour centraliser la communication et la gestion des fichiers dans un environnement accessible à tous. »

Inetum a également apporté son soutien à cette étape, via des ateliers et un accompagnement ciblé. « Nous avons intégré Teams à SharePoint, avec des structures de dossiers que nous avons élaborées en collaboration avec les services », explique Arnold Uyttersprot. « En parallèle, nous avons aussi intégré l’ensemble de la téléphonie dans Teams. »
Pour les citoyens, cela se traduit par un avantage très concret : il existe désormais un numéro de téléphone central pour contacter la commune de Pajottegem. Ce numéro est relié à un service d’accueil qui oriente efficacement les citoyens et les entreprises. « Un tel accueil centralisé n’existait pas dans toutes les communes auparavant », précise Jolien Herregods. « C’est une belle avancée vers un service plus orienté client. »

Inetum, un partenaire flexible

Migration tenant-to-tenant, rCloud, Teams : pour chaque volet de cette fusion, Pajottegem a pu compter sur l’expertise et le soutien d’Inetum. « Sans cet accompagnement, nous n’aurions probablement pas respecté l’échéance serrée du 1er janvier 2025 », reconnaît Jolien Herregods. « Inetum nous a apporté un soutien technique, mais aussi de la structure, du suivi et du pilotage de projet. » Les experts d’Inetum ont bien compris les besoins spécifiques d’une administration locale comme Pajottegem, ainsi que ce qui était ou non réalisable. « L’équipe d’Inetum a fait preuve d’une grande flexibilité », confirme Rik Walravens, membre de l’équipe ICT. « Même lorsque nous avons dû ajuster certains éléments en cours de route, Inetum est toujours resté à l’écoute et force de proposition. »

Les prochains mois seront placés sous le signe de la consolidation à Pajottegem. « Il reste encore quelques anciens serveurs que nous allons progressivement retirer », indique Michaël Seps. « L’objectif est de ne conserver qu’un seul parc de serveurs physiques. » Par ailleurs, Pajottegem prévoit de simplifier son architecture réseau et de renforcer sa cybersécurité, notamment dans le cadre de la directive NIS2. « C’est encore un défi de taille », conclut Jolien Herregods, « mais nous pouvons nous appuyer sur les bases solides que nous avons déjà mises en place. » Ce qui avait commencé comme une fusion sur papier est désormais aussi tangible sur le plan numérique. « Ensemble avec Inetum, nous avons réalisé l’unification numérique complète en un an. Ce n’est pas une mince affaire. »