Euro Pool System voorziet herbruikbare verpakkingen voor verse producten, zoals groenten en fruit. Het bedrijf streeft ernaar om zijn hele logistieke keten zo efficiënt, duurzaam en schaalbaar mogelijk te maken. Met 82 vestigingen in Europa draait alles bij EPS om de circulatie van kratten: van distributie, retourlogistiek tot reiniging. 

De voorbije jaren steunde de IT-omgeving van EPS grotendeels op rCloud, de private cloud van Inetum. Maar de snelle groei van het bedrijf en de alsmaar grotere vraag naar schaalbaarheid en flexibiliteit, zette EPS aan die keuze tegen het licht te houden. Samen met Inetum bracht EPS de bestaande en toekomstige behoeften in kaart. De best passende oplossing bestond erin de stap te zetten naar een public cloud, waarbij de keuze viel op Microsoft Azure. 

De overstap verliep gefaseerd maar resoluut: van een eerste kleine workload als test, tot een volledige migratie van alle servers, middleware en applicaties. “De migratie verliep zonder noemenswaardige downtime”, zegt Sibbe Gielen. “We bevinden ons nu in een robuuste cloudomgeving, met een heel hoge beschikbaarheid die volledig wordt gemanaged door Inetum.”

Hybride realiteit

Toch draait niet de hele infrastructuur van Euro Pool System in de public cloud. Elke van de 82 Europese vestigingen beschikt over twee fysieke servers met een lokale implementatie van gevirtualiseerde servers. “Die lokale servers zijn essentieel”, zegt Sibbe Gielen. “We verzamelen veel scandata op locatie. Als de internetverbinding wegvalt, moeten onze operaties blijven draaien. Wat er ook gebeurt, met de lokale servers kunnen onze vestigingen altijd verder.” 

Ook voor het beheer van die lokale servers rekent EPS op Inetum. De hybride aanpak, met Azure voor centrale workloads en de fysieke servers voor lokale verwerking, vereist een nauwkeurig beheer. “Wij plaatsen de hardware zelf”, zegt Sibbe Gielen, “maar Inetum configureert en beheert alles vanop afstand.” Dankzij de managed services voor de volledige backend-omgeving kan Euro Pool System zich volledig focussen op haar kernactiviteiten.

Security als prioriteit

De voorbije jaren kwam cybersecurity helemaal bovenaan de agenda bij Euro Pool System. “Een incident bracht ons tot het herzien van onze beveiligingsrisico’s. Sindsdien hebben we fors geïnvesteerd in security.” Het resultaat: een ecosysteem dat volledig op Microsoft Defender steunt, gecombineerd met de SIEM-oplossing Microsoft Sentinel. 

Centraal binnen de aanpak staat LiveSOC, de 24/7 monitoringservice van Inetum. “LiveSOC staat in voor permanente monitoring. Dat geeft rust. Zo hoeven we geen eigen security operations center uit te bouwen, want we vertrouwen op de expertise van Inetum. Zij kennen onze infrastructuur immers door en door.”

Een beheerde werkplek 

In het verleden was er bij Euro Pool System sprake van een zogeheten ‘unmanaged workspace’. Het gevolg laat zich raden: medewerkers installeerden zelf allerlei software en waren niet altijd even zorgvuldig met beveiligingsupdates. Inmiddels is die aanpak verleden tijd. 

“We kozen voor een managed workspace via Inetum. We hebben onze werkplekken nu volledig onder controle”, vertelt Sibbe Gielen. “Security en gebruiksgemak gaan hand in hand.” De uitrol en het beheer van alle applicaties gebeurt centraal via Microsoft Intune. Dat past binnen het bredere securitybeleid van het bedrijf. “De integratie van backend, frontend en beveiliging in één geheel betekent voor ons een enorme stap vooruit.”

Bestshoring voor data & AI

Op het gebied van data-analyse en rapportering werkt Euro Pool System met een interne DAI-afdeling (data analytics & insights). Ook die krijgt ondersteuning van Inetum. “Onze vorige partner had zijn roots in Belarus. Gezien de geopolitieke ontwikkelingen in de regio, vonden we het niet wenselijk die relatie aan te houden. We kozen bewust voor Inetum, dat via zijn team in Madrid een stabiele en veilige service biedt.” 

Concreet staat de Spaanse DAI-dienst van Inetum in voor support en onderhoud van het data lake van EPS. “Voor de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten werken we dan weer met vestigingen van Inetum in andere landen, voornamelijk voor ons zusterbedrijf Stack & Track. Het laat ons toe om heel efficiënt samen te werken op Europees niveau.”

Servicedesk als stabiele pijler

Naarmate het belang van IT toeneemt bij EPS, is er ook meer nood aan een adequate ondersteuning van de IT-gebruikers. EPS rekent daarbij op de servicedesk van Inetum. “Voor ons is dat veel meer dan zomaar een helpdesk. De medewerkers van Inetum kennen onze omgeving en onze mensen. Voor onze medewerkers is het belangrijk dat ze naar een centraal bekend nummer kunnen bellen. Tussen 6 uur ’s ochtends en 10 uur ’s avonds kunnen ze er terecht met hun IT-vragen.” 

De servicedesk fungeert als single point of contact voor zowel frontend- als backendproblemen. “Voor een medewerker die de servicedesk opbelt, is het fijn als iemand hem in het Nederlands of het Engels de nodige uitleg geeft. Ze krijgen er iemand aan de lijn die weet wie ze zijn. Dat is in de IT-sector echt wel een zeldzaamheid. Dat soort dienstverlening maakt op het terrein echt een verschil.”

ChatEPG

Intussen verschijnen er voortdurend nieuwe vormen van digitalisering. Een van de recente innovaties is de ontwikkeling van een eigen tool voor generatieve AI: ChatEPG, vernoemd naar de groepsnaam van de organisatie: Euro Pool Group. “De tool werkt geïsoleerd met informatie uit Microsoft Copilot, maar zonder connectie met het internet of de public cloud. Zo garanderen we dat gevoelige informatie over EPS binnen het bedrijf blijft. Andere chatbots zijn bij ons geblokkeerd.” 

EPS ontwikkelde de tool samen met Inetum. Het project onderstreept eens te meer hoe Inetum optreedt als een strategische partner op het pad van EPS. “Uiteraard denken onze IT-teams mee, maar hun focus blijft daarbij altijd op toegevoegde waarde die IT ons biedt. We willen zelf geen nachtdiensten draaien voor monitoring of support. We focussen op onze kern, namelijk de kringloop van herbruikbare kratten. Daar speelt IT een belangrijke rol bij, maar voor de eigenlijke operaties en ondersteuning rekenen we op Inetum. ‘Brains inside, hands outside’, dat blijft ons credo.”