“Inetum ondersteunt en ontzorgt ons niet alleen bij de uitbouw en het beheer van een moderne, toekomstbestendige ICT-omgeving”, vertelt IT-manager Frederik Hellyn. “Doordat zij ons daarover op regelmatige basis ook adviseren en inspireren, creëren zij tegelijk ruimte voor innovatie én stimuleren ze die ook.”

Frederik en zijn team experimenteren graag met nieuwe technologie, zeker als dat de werking van de stadsdiensten en hun dienstverlening ten goede kan komen. “De nuttige ervaringen die we zo opdoen, delen wij ook weer met Inetum. Noem het een productieve wisselwerking.”

Van pc’s tot sensoren

Vandaag telt het IT-team van Stad Harelbeke, met inbegrip van Frederik zelf, zeven voltijdse medewerkers. “We ondersteunen een 750-tal eindgebruikers. Dat is een hele uitdaging”, zegt Frederik Hellyn, “want die IT-gebruikers zitten niet alleen verspreid over twintig verschillende locaties, het gaat ook om heel diverse profielen: van de administratie tot het management, van het verplegend personeel in woonzorgcentra tot het onderwijspersoneel in scholen, en van de kunstacademie waar ze Macs gebruiken tot de groenploegen die onderweg op tablets werken.”

“Voor al die verschillende eindgebruikers staan wij in voor de eerstelijnsondersteuning van alles wat ook maar iets met IT te maken heeft. En dat is heel wat vandaag”, benadrukt de IT-manager. Hij haalt het voorbeeld aan van enkele smart city-projecten in eigen stad. “Daarbij zetten we sensoren in om tijdens de zomermaanden de temperatuur in de verschillende straten te meten en te vergelijken, bijvoorbeeld. Of om het energie- en waterverbruik van onze eigen stadsdiensten in kaart te brengen.”

Pionieren in de cloud

Een bijkomende uitdaging is dat nieuwe werkvormen als flexwerken en thuiswerken intussen ook bij openbare besturen volop ingang hebben gevonden. “Ook daarin waren wij een voorloper”, herinnert Frederik Hellyn zich. “Wij hebben heel vroeg beslist om de stap naar de cloud te zetten. In onze regio waren wij zelfs het eerste openbaar bestuur dat zijn kantooromgeving naar Office 365 heeft gemigreerd.”

Stad Harelbeke wou daarmee inzetten op het nieuwe werken, deels ook om zichzelf als werkgever aantrekkelijker te maken. De uitdaging voor het IT-team bestond erin om de nodige tools klaar te zetten om dat mogelijk te maken. “Toen in maart 2020 de coronacrisis uitbrak en van thuiswerken ineens een verplichting maakte, was onze organisatie daar al klaar voor. Iedereen had Teams op zijn pc staan en iedereen kon er al mee werken.” Of hoe pionierswerk sneller dan gedacht kan lonen.

Power-tools voor rapportering (en meer)

Vrij kort na de Office-migratie naar Azure stelde er zich al een nieuwe uitdaging voor het IT-team. “We hadden duidelijk nood aan een goede tool voor rapportering. Daarbij ging het in eerste instantie enkel om financiële rapportering.” Maar eenmaal de stap naar Power BI was gezet en ook de rest van het Power Platform van Microsoft zich voor het team openbaarde, ging de bal al vlug helemaal aan het rollen.

Intussen heeft het IT-team van Stad Harelbeke een volwaardige BI-omgeving uitgebouwd op basis van Power BI, met allerlei zelfgemaakte dashboards en rapporten. Tegelijk maakt het ten volle gebruik van de ruime mogelijkheden die het overkoepelende Power Platform biedt om zelf ook allerlei Power Apps te ontwikkelen. Daarmee zijn onder meer al enkele oude Access-databases vervangen.

                                                                                                             

“Op vraag van onze Dienst Milieu en Natuur is er nu bijvoorbeeld ook een app om zwerfkatten te registreren”, geeft Frederik Hellyn nog mee. “Vroeger gebeurde die registratie in Excel, wat uiteraard niet zo efficiënt werken was.” Het zorgde e-mails over en weer tussen de stad, de politie en het dierenasiel. “Over de vele verschillende versies die er na verloop van tijd van zo’n bestand circuleren, zwijg ik dan nog. Dankzij onze app stroomt de informatie over zwerfkatten nu vlot door naar het dierenasiel én naar de politie, die zelf ook de nodige informatie zal kunnen ingeven op het registratieplatform.”

Ook telefonie en back-up in de cloud

De strategische keuze van Stad Harelbeke om te standaardiseren op Microsoft-technologie en de bijbehorende ecosystemen heeft ook de keuze voor andere technologieleveranciers en -partners tot op zekere hoogte mee bepaald. “Zo was het voor ons een logische beslissing om als aanvulling op onze Teams-telefonie met TendFor in zee te gaan voor de onthaalfunctie. Alle medewerkers die we vlot en veilig naar cloudtelefonie konden overschakelen, maken intussen al gebruik van Teams om te bellen. Dan wil je ook voor die onthaalfunctie niet langer gebonden zijn aan een vast toestel. Met TendFor kunnen onze medewerkers die kritieke functie voortaan zelfs van thuis uit opnemen.”

Over kritieke functies gesproken: ook voor de back-up van Office 365 ging Stad Harelbeke met een technologiepartner van Microsoft in zee. “Voor de aankoop van systemen en toepassingen die van essentieel belang zijn voor onze werking en onze dienstverlening, vertrouwen wij op het advies van Inetum. Voor cloudtelefonie hadden zij ons Teams in combinatie met TendFor aanbevolen. Voor cloudback-up raadden zij AvePoint aan.” Een advies dat Stad Harelbeke maar al te graag ter harte nam, aangezien zij al langer gebruikmaakten van de oplossingen van die specialist in databeveiliging.

“Sterker zelfs: wij waren de eerste klant van AvePoint in België bij de openbare besturen”, knipoogt Frederik Hellyn. “Doordat we eerder naar de cloud zijn gegaan dan al die andere besturen, moesten we ook eerder op zoek naar een geschikte back-upoplossing voor die nieuwe IT-omgeving. Specifiek met het oog op cloud-to-cloud-back-up hebben we onze keuze voor AvePoint nu hernieuwd. Dat zij op dit moment het ruimste aanbod in de markt hebben en bijvoorbeeld ook de data in de Teams Planner-app mee opnemen in hun back-ups, gaf daarbij de doorslag. Aangezien wij al onze projecten in Planner opnemen, is die extra back-up voor ons echt wel noodzakelijk.”

Volgende uitdaging: AI?

Met de introductie van Copilot, de AI-assistent van Microsoft, dient zich alweer een nieuwe uitdaging aan. “We hebben als eerste openbaar bestuur in onze regio de overstap naar Office 365 en Power BI gewaagd. We waren ook een van de eersten om Power Apps te ontwikkelen. En ik maak mij sterk dat we nu ook weer als een van de eersten een aantal Copilot-licenties hebben gekocht.”

Voorlopig beperken de experimenten met Copilot zich tot eenvoudige toepassingen zoals het maken van transcripties en samenvattingen van meetings. Maar Frederik Hellyn en zijn team kijken ook al verder. Naar de mogelijkheden die Copilot biedt binnen Excel om data te analyseren en in grafieken te gieten, bijvoorbeeld. “Op termijn zouden we de ontwikkeling van Power BI dashboards en Power Apps graag ook meer bij onze gebruikers leggen. Nu gebeurt dat nog vooral centraal, binnen ons IT-team. Wie weet kan Copilot ook daarbij een meerwaarde bieden.”