Frederik Hellyn, responsable IT, explique : « Inetum ne se contente pas de nous accompagner et de nous faciliter la tâche pour le développement et la gestion de notre environnement ICT moderne et évolutif, ils sont régulièrement de bons conseils et une source d’inspiration, ce qui contribue à créer les conditions de l’innovation. »

Frederik et son équipe aiment expérimenter avec les nouvelles technologies, surtout pour améliorer les services de la ville et la manière de les fournir. « Nous partageons aussi avec Inetum nos expériences utiles dans une sorte de processus de pollinisation croisée. »

Des ordinateurs aux capteurs

Actuellement, l’équipe IT de la Ville de Harelbeke compte sept collaborateurs à temps plein, dont Frederik. « Nous assurons le service technique pour environ 750 utilisateurs finaux. C’est un vrai défi », explique Frederik Hellyn, « car ces utilisateurs sont non seulement répartis sur une vingtaine de sites différents, mais ils ont des profils très divers : de l’administration à la direction, du personnel infirmier dans les maisons de retraite aux équipes éducatives dans les établissements scolaires, et de l’école des beaux-arts où ils utilisent des Mac aux équipes des espaces verts qui emploient des tablettes sur le terrain. »

« Nous sommes les interlocuteurs numéro un pour ce qui est du support informatique pour tous ces différents utilisateurs finaux. Et aujourd’hui, ce n’est pas rien », souligne le responsable IT. Il cite plusieurs projets de ville intelligente : « Nous utilisons par exemple des capteurs pour mesurer et comparer la température dans les différentes rues pendant les mois d’été. Ou encore pour cartographier la consommation d’énergie et d’eau de nos propres services urbains. »

Des pionniers du cloud

Un autre défi réside dans le fait que les services publics ont eux aussi intégré les nouveaux modes de travail, comme le travail flexible et le télétravail. « Là encore, nous avons été des précurseurs », se souvient Frederik Hellyn. « Nous avons décidé très tôt de passer au cloud. Dans notre région, nous avons même été la première administration publique à migrer son environnement de bureau vers Office 365. »

La Ville de Harelbeke a voulu pleinement miser sur le nouveau monde du travail, en partie pour devenir un employeur plus attractif. Pour l’équipe IT, le défi a été de mettre à disposition les outils nécessaires pour permettre cette démarche. « Quand la crise du coronavirus a éclaté en mars 2020 et que le télétravail a soudain été rendu obligatoire, notre organisation était déjà prête. Tout le monde avait Teams sur son PC et savait déjà l’utiliser. » Ou comment une approche pionnière peut s’avérer payante plus vite que prévu…

Power Reporting et plus encore

Peu après la migration d’Office vers Azure, un nouveau défi s’est posé à l’équipe IT. « Nous avions clairement besoin d’un bon outil de reporting. Dans un premier temps, il s’agissait uniquement de rapports financiers. » Mais dès que l’équipe a franchi le pas vers Power BI et que le reste de la Power Platform de Microsoft a été introduite, tout s’est enchaîné.

Entre-temps, l’équipe IT de la ville de Harelbeke a développé un environnement BI à part entière sur la base de Power BI, avec divers tableaux de bord et rapports qu’elle a elle-même créés. Elle exploite aussi pleinement les nombreuses possibilités offertes par la Power Platform pour développer ses propres Power Apps, ce qui lui a déjà permis de remplacer certaines anciennes bases de données Access.

« À la demande de notre service Environnement et Nature, il existe désormais une app pour enregistrer les chats errants », ajoute Frederik Hellyn. « Auparavant, le signalement se faisait dans Excel, ce qui n’était évidemment pas aussi efficace. » Le système précédent nécessitait de nombreux échanges d’e-mails entre la ville, la police et le refuge pour animaux. « Sans parler des multiples versions du fichier en circulation au fil du temps… Grâce à notre app, les informations sur les chats errants sont désormais transmises facilement au refuge et à la police, qui peuvent aussi saisir les informations nécessaires sur la plateforme d’enregistrement. »

Téléphonie et sauvegardes : dans la continuité du cloud

La Ville de Harelbeke a pris la décision stratégique d’effectuer une standardisation sur la base de la technologie Microsoft et des écosystèmes associés, ce qui détermine dans une certaine mesure le choix d’autres fournisseurs et partenaires technologiques. « Pour nous, c’était une décision logique de faire appel à Tendfor pour l’accueil en complément de notre téléphonie Teams. Tous les collaborateurs qui sont passés à la téléphonie dans le cloud, facilement et en toute sécurité, utilisent déjà Teams pour passer des appels. Évidemment, nous ne voulions plus dépendre d’appareils fixes pour l’accueil. Avec Tendfor, nos collaborateurs peuvent maintenant exercer cette tâche essentielle même depuis chez eux. »

À propos de fonctions critiques : pour la sauvegarde d’Office 365, la Ville de Harelbeke a également conclu un accord avec un partenaire technologique de Microsoft. « Pour l’achat de systèmes et d’applications de base pour nos opérations et nos services, nous nous en remettons aux conseils d’Inetum. Pour la téléphonie cloud, ils nous avaient recommandé Teams en combinaison avec Tendfor, et pour la sauvegarde dans le cloud, ils nous ont conseillé AvePoint. » Un conseil que la Ville de Harelbeke a volontiers suivi, car l’administration utilisait déjà les solutions de ce spécialiste de la sécurité des données.

« Mieux encore : nous sommes la première administration publique de Belgique à être devenue cliente d’AvePoint », sourit Frederik Hellyn. « Comme nous sommes passés au cloud avant toutes les autres administrations, nous avons aussi dû chercher une solution de sauvegarde adaptée à ce nouvel environnement IT avant tout le monde. Spécifiquement pour les sauvegardes cloud-to-cloud, nous avons renouvelé notre confiance en AvePoint. Le fait qu’ils disposent actuellement de l’offre la plus vaste du marché et qu’ils incluent les données de l’app Teams Planner dans les sauvegardes a été décisif. Puisque nous intégrons tous nos projets dans Planner, c’est vraiment nécessaire pour nous. »

Un nouveau défi : l’IA ?

Avec l’introduction de Copilot, l’assistant IA de Microsoft, un nouveau défi s’annonce. « Nous avons été la première administration publique de notre région à oser passer à Office 365 et Power BI. De même, nous avons été parmi les premiers à développer des Power Apps. Et je me réjouis que nous soyons aussi en tête avec l’achat de plusieurs licences Copilot. »

Pour l’instant, les expériences avec Copilot se limitent à des applications simples, comme la rédaction de transcriptions et de synthèses de réunions. Mais Frederik Hellyn et son équipe voient déjà plus loin, en examinant notamment les possibilités de Copilot dans Excel pour l’analyse de données et leur conversion en graphiques, par exemple. « À terme, nous aimerions aussi rapprocher de nos utilisateurs le processus de développement des tableaux de bord Power BI et des Power Apps. Actuellement, cela est beaucoup du ressort de notre équipe IT. Qui sait, Copilot pourrait aussi offrir une plus-value à cet égard. »