Retour d'expérience d'EDF sur sa migration vers Microsoft 365 grâce à Inetum

Migrer 125 000 boîtes mails, transformer 20 000 sites SharePoint vers la plateforme online Microsoft 365 et déployer de nouveaux services collaboratifs, EDF et Inetum l’ont fait et ils en parlent ! 

Vous avez un projet de migration vers Microsoft 365 online et vous vous demandez comment aborder un tel projet ? Quels sont les principaux ingrédients du succès et les écueils à éviter ? Peut-on parvenir à une optimisation financière ? Comment faire d’un projet de transformation, une success story d’entreprise ? Et après le déploiement, comment capter le plein potentiel ? Nicolas Leroy, chef de projet chez EDF, et Boris Vincent, Senior Manager chez Inetum, vous partagent leur retour d’expérience.

Qu’est-ce que représente une migration Microsoft 365 au sein d’une entreprise comme EDF ?  

Nicolas Leroy : Un projet de transformation de l’environnement de travail est l’un des rares à impliquer l’ensemble des collaborateurs. Il vise à améliorer la performance des métiers et à dégager des gains de productivité grâce à des solutions collaboratives qui améliorent l’expérience utilisateur et facilitent le travail d’équipe. 

Boris Vincent : La particularité d’un tel projet, c’est son ampleur. Il s’agit de migrer pas moins de 125 000 boîtes mails et objets associés (réservation des salles de réunion, listes de diffusion…) mais aussi 20 000 sites internet SharePoint.  

Quels ont été les critères de décision pour choisir un partenaire tel qu’Inetum ? 

Nicolas Leroy : Nous cherchions un intégrateur pour nous accompagner de bout en bout. Inetum cochait toutes les cases de notre expression de besoins. Il dispose de bonnes références et d’une forte expérience sur des grands projets de transformation similaires aux nôtres, en particulier sur la suite Microsoft 365. Inetum a également présenté la meilleure offre technico-économique, très important pour EDF afin d’optimiser les coûts. 

Comment aborde-t-on un tel projet ?  

Boris Vincent : Avec méthode mais surtout la conviction forte qu’il va falloir s’adapter tout au long du projet aux circonstances et que des ajustements vont être inévitables. On ne peut pas tout prévoir. Sur un projet fluctuant, cette remise en question permanente dans une logique d’amélioration continue est extrêmement pertinente.  

Nicolas Leroy : Le déploiement de nouveaux services collaboratifs Microsoft 365 ne doit pas être perçu comme un projet de migration technique. C’est une véritable transformation qui engage toute l’entreprise. Il faut proposer dès le début une organisation pour accélérer ce projet de transformation : trouver des leviers, les motivations, des sponsors pour accélérer les prises de décisions et le déploiement.  

Quelles sont les principales clés du succès ?  

Boris Vincent : Notre modèle de delivery permet d’adapter notre organisation selon les moments du projet. Il combine une expertise forte en « Front » Ile de France et des centres d’expertise Microsoft 365 en province. Ponctuellement, il est complété de partenaires soigneusement choisis ; ce qui nous permet de tirer profit de compétences spécifiques, de faire évoluer le dispositif d’accompagnement avec souplesse et agilité et de renforcer ponctuellement les effectifs dès que la situation l’exige. Cette approche participe à l’optimisation financière du projet. Enfin, outre l’engagement d’EDF, l’expertise et la méthodologie déployées par Inetum, le succès d’un tel projet s’appuie aussi sur un partenariat fort avec l’éditeur Microsoft et la robustesse de sa plateforme Microsoft 365.  

Nicolas Leroy : Il faut faire reposer ce projet sur trois grandes valeurs. Tout d’abord, la satisfaction du client final. Si celui-ci n’est pas satisfait et ne s’approprie pas les solutions, le projet sera vain. Ensuite, il faut entretenir une certaine rigueur. Dans un projet de transformation, il est indispensable de gagner la confiance de tous les acteurs en respectant les engagements. Et enfin, la valeur la plus importante à mon sens est la transversalité afin d’activer le réseau, casser les barrières et accélérer les opérations ensemble.  

Un projet n’est jamais un long fleuve tranquille. Quels aléas avez-vous rencontrés ? Comment les avez-vous contournés ?  

Nicolas Leroy : Les exigences de sécurité peuvent représenter une difficulté. Ensuite, il y a un challenge côté marketing et UX : il faut parvenir à une solution commune alors que 15 directions métiers ont des besoins souvent différents. Nous devons aussi bien sûr adresser la résistance au changement et l’inertie. Enfin, les risques liés au budget. Il faut prendre en compte l’imprévisible et réserver des marges pour les aléas et risques.  

Boris Vincent : En complément, j’aimerais évoquer la différence entre le Stream Messagerie et le Stream Collaboratif. Si le premier s’inscrit assez naturellement dans une approche industrielle, le second requiert une démarche beaucoup plus fine. Par ailleurs, il faut aussi prêter attention à ce que j’appelle la gestion du dernier kilomètre qui désigne l’étape finale du processus de migration et son lot de cas « exotiques » et d’imprévus. 

Avez-vous des secrets à nous partager ? 

Nicolas Leroy : Je considère un projet réussi si nous pouvons mettre en équilibre l’expérience utilisateur, la protection contre les risques cyber et la performance économique. C’est un vrai challenge d’équilibrer ces trois piliers. Pour y arriver, les besoins Métiers et les exigences de sécurité doivent être pris en compte en favorisant l’écoute, en recherchant des compromis et en adoptant une posture agile et souple avec des marges de manœuvre pour proposer des solutions adaptées dans une démarche d’amélioration continue.  

Boris Vincent : Il faut penser aux VIP et aux populations sensibles. Ce projet touche à la messagerie et donc à l’ultra fondamental de l’outil de travail. Si tout se passe bien, personne ne s’en aperçoit, après tout c’est « normal ». Mais si ça se passe mal, ça peut escalader très vite ! 

 
Pour en parler de vive voix avec Nicolas Leroy, Boris Vincent et leurs équipes, et savoir comment EDF a capté tout le plein potentiel de la Modern Workplace Microsoft, inscrivez-vous à notre événement du mardi 11 avril de 13h30 à 15h chez Microsoft en contactant boris.vincent@inetum.com 

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