Pourquoi vos bases de données Access et Excel freinent votre équipe (et ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui)

De nombreuses organisations utilisent encore des bases de données Access ou Excel pour gérer leurs processus métier. Bien que ces outils aient été fiables pendant des années, de plus en plus d’entreprises se heurtent aujourd’hui à leurs limites. Vous constatez que vous luttez quotidiennement avec des fichiers lents, des données sujettes aux erreurs, des intégrations limitées avec d’autres logiciels ou que la collaboration simultanée avec vos collègues est presque impossible ? Il est alors temps d’envisager une approche moderne.

Dans cet article de blog, nous abordons les défis des bases de données traditionnelles et montrons comment Power Apps et Dataverse peuvent préparer votre organisation pour l’avenir.

Les défis d’Access et d’Excel

1. Évolutivité et performances
   Access et Excel sont idéaux pour de petits jeux de données et des utilisateurs individuels, mais dès que le nombre d’utilisateurs ou la quantité de données augmente, les problèmes apparaissent. Les fichiers volumineux deviennent lents, les rapports se bloquent et il est difficile d’obtenir une vision en temps réel. Cela peut provoquer de la frustration au sein de votre équipe et entraîner des retards dans vos processus métier.
    
2. Collaboration et gestion des versions
   Dans de nombreuses organisations, les fichiers Access/Excel sont envoyés par e-mail ou partagés via des lecteurs réseau.
   
   Cela entraîne :
   •    Des conflits de version : qui travaille sur la version la plus récente ?
   •    Des saisies en double et des erreurs humaines
   •    Une visibilité limitée pour les managers et responsables
   •    Un support multi-utilisateurs limité : travailler à plusieurs en même temps dans un seul fichier ou une base Access n’est pas idéal ; cela peut provoquer des ralentissements, voire une corruption de la base de données.
   
   Access offre un peu plus de structure, mais il reste difficile de permettre à plusieurs utilisateurs de travailler efficacement en parallèle, surtout dans un environnement cloud moderne. De plus, Microsoft a annoncé qu’Access atteindra officiellement sa fin de vie en avril 2029, ce qui signifie qu’aucune nouvelle mise à jour ni assistance ne sera disponible après cette date.
    
3. Sécurité et conformité
   Les bases de données traditionnelles manquent souvent de fonctionnalités modernes de sécurité et de conformité. Les données sensibles, telles que les informations clients ou les chiffres financiers, restent vulnérables si les bonnes pratiques de sécurité ne sont pas appliquées. Avec le renforcement des réglementations en matière de données (comme le RGPD), ces risques ne peuvent pas être ignorés par votre organisation.
    

4. Limitations en matière d’intégration et d’automatisation
   Access et Excel sont généralement isolés des autres systèmes. Cela signifie que :
   •    Vous devez effectuer de nombreuses tâches manuelles
   •    Les intégrations avec, par exemple, Teams, SharePoint ou Dynamics 365 sont compliquées
   •    Vous ne pouvez pas mettre en place de workflows automatisés ni d’alertes
   
   Ces limitations font perdre du temps et augmentent le risque d’erreurs. En bref : votre équipe travaille plus dur, mais pas plus intelligemment.

   
   La solution : moderniser avec Power Apps et Dataverse
   Heureusement, il existe une solution moderne pour relever ces défis : Microsoft Power Apps et Dataverse.
   Ces outils offrent une manière cloud, pérenne et évolutive de gérer vos bases de données.

   1. Évolutivité sans souci
      Avec Dataverse, vos bases de données grandissent avec votre organisation. Que vous ayez des dizaines ou des milliers d’enregistrements, tout reste rapide et fiable, sans blocages de fichiers.
       
   2. Collaboration en temps réel
      Power Apps permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément dans la même application. Les données sont stockées de manière centralisée dans Dataverse, éliminant ainsi les conflits de version et les doubles saisies. Tout le monde a accès aux informations les plus récentes, où et quand il en a besoin.
       
   3. Sécurité et conformité
      Grâce aux fonctionnalités de sécurité intégrées de Dataverse, vous pouvez facilement définir qui a accès à quelles données. De plus, la solution est conforme aux normes modernes, ce qui permet à votre organisation de travailler en toute sécurité et en respectant la législation.
       

   4. Intégration et automatisation
      Power Apps et Dataverse s’intègrent parfaitement avec d’autres solutions Microsoft telles que Teams, SharePoint et Power BI. Avec Power Automate, vous pouvez automatiser vos processus, comme l’envoi de notifications, les workflows d’approbation ou la génération de rapports. Vous gagnez ainsi du temps et réduisez les erreurs.
      
      Pourquoi moderniser dès maintenant
      En investissant dans une solution de base de données moderne :
      •    Vous augmentez l’efficacité et la productivité de votre équipe
      •    Vous réduisez les risques d’erreurs et de fuites de données
      •    Vous obtenez une vision en temps réel de vos données pour de meilleures décisions
      •    Vous préparez votre organisation à la croissance future et aux évolutions technologiques
      
      En somme, la modernisation n’est plus un luxe, mais une étape nécessaire pour rester compétitif et prêt pour l’avenir.
      Prêt à franchir le pas ?
      
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      Notre équipe d’experts vous accompagne à chaque étape : de l’analyse et la migration jusqu’à la création de solutions Power Apps conviviales.
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