Kiezen voor cloud: 5 tips voor een sterke businesscase

“Vanuit mijn functie zit ik bijna dagelijks samen met ICT-verantwoordelijken, maar evengoed met financieel directeurs en andere strategische beslissingsnemers”, zegt Veerle Van Keyenberg, Head of CIO Advisory bij Inetum Consulting. “Uit die vele en regelmatige contacten met klanten, bestaande en potentiële, heb ik heel wat bijgeleerd over de belangrijkste struikelblokken bij het opstellen van een businesscase voor de cloud. Na een tijdje bleken de volgende vijf aandachtspunten telkens terug te komen.”

Tip 1: Blijf het doel voor ogen houden dat je precies wil bereiken

Naar de cloud verhuizen kan nooit een doel op zich zijn. Het is hoogstens een middel om een ander doel te bereiken. In de regel is dat een businessdoel. Dat kan een generiek doel zijn, zoals het verwerven of bevorderen van het vermogen om als organisatie snel te schakelen. Maar misschien mik je eerder op een maximale ontzorging van je (ICT-)medewerkers? Of op het verhogen van je flexibiliteit of veiligheid? Voor sommigen is de cloud dan weer een middel om innovatieve technologie in te zetten die te complex of te duur is om lokaal te hosten.

Je merkt het: goede redenen om de stap naar de cloud te zetten zijn er genoeg. De vraag is alleen welke reden voor jou de juiste is. Eenmaal je daarachter bent gekomen, is het enkel nog zaak om die vaak (te) generieke bedrijfsdoelstelling zo concreet en zo expliciet mogelijk te maken. In het ideale scenario kan je dat cloudobjectief ook omzetten naar duidelijk meetbare of becijferbare resultaten die je wenst te behalen. Slaag je erin om die doelstelling vanaf het begin heel helder te krijgen, dan zal die op de rest van jouw cloudtraject als leidend kompas fungeren. Op basis daarvan kan je dan ook verder de juiste beslissingen nemen.

Tip 2: Neem de uitdagingen mee in je cloudstrategie

Geen cloudavontuur zonder uitdagingen. Er zijn een viertal ‘klassiekers’ die telkens terugkeren: het verzekeren van de soevereiniteit en de veiligheid van de data, het vermijden van de gevreesde ‘vendor lock-in’, het dichten of verkleinen van een kenniskloof en, last but not least, het onder controle houden van de kosten. Neem die vier klassieke uitdagingen alvast mee in het ontwerp van je businesscase. En neem ze zeker ook mee in de manier waarop je je organiseert. Voorzie bijvoorbeeld regelmatige reviews en stuur bij waar nodig.

Tip 3: Niet alles is wat het lijkt

Bij innovatieve projecten, wat cloudmigraties toch vaak zijn, dreigt de emotie het al eens over te nemen van de ratio. Niet alleen de verwachtingen, ook de angsten zijn vaak onredelijk groot. Niets is echter wat het lijkt. Daarom verdient het aanbeveling om in jouw businessplan voor de cloud ook de nodige ruimte en middelen te voorzien voor het uitvoeren van testen, het opzetten van proofs of concept (POC) en het becijferen van allerlei kosten. Door de dingen voldoende tastbaar te maken, vermijd je dat je verzandt in loze veronderstellingen en ongefundeerde angsten of vooroordelen die je project de verkeerde richting uitsturen of onderuithalen.

Tip 4: Schakel voldoende ambassadeurs in

Ga op zoek naar cheerleaders of ambassadeurs voor de cloud binnen je organisatie. Aangezien de cloud een middel is om je businessdoelen te realiseren, kan je die ambassadeurs maar beter ook zoeken en rekruteren onder je collega’s uit de business. Zoek uit wat hen concreet bezighoudt, welke specifieke businessprojecten nog ondersteuning nodig hebben en hoe de cloud daar eventueel bij kan helpen. Het voordeel van die insteek is dat hij ervoor zorgt dat de cloudoplossingen die je voorstelt automatisch mee op de algemene agenda van jouw organisatie komen. Ze liggen immers meer in lijn met de businessprioriteiten van je organisatie, wat niet alleen de betrokkenheid van de verschillende stakeholders vergroot, maar ook een meer succesvolle cloudadoptie garandeert. Zo krijg je er effectief de nodige verandering door.

Tip 5: Kijk bij het maken van je financieel huiswerk ook naar alternatieven

Maak ten slotte ook je financieel huiswerk. Dat lijkt weliswaar logisch, maar toch gebeurt die oefening niet altijd even grondig. Naast de voor de hand liggende kosten voor cloudlicenties, de eigenlijke cloudmigratie, de vereiste beveiliging en de support achteraf, moet je meestal ook nog enig budget voorzien om je medewerkers te trainen. Meer in het algemeen moet je voldoende middelen voor changemanagement uittrekken om het veranderingsproces te doen slagen. Net zoals je ook voldoende in governance moet investeren. Dat governanceproces kan bijvoorbeeld de vorm aannemen van een maandelijkse kostencontrole. Zo kan je ook tijdig bijsturen, indien nodig.

Weet dat je niet altijd voor de duurste oplossing hoeft te kiezen. Vaak bestaan er alternatieven op de markt die minder duur zijn. In plaats van je VMware-engineers volledig om te scholen naar de cloud, bijvoorbeeld, kun je er evengoed voor opteren om de Azure VMware Solution (AVS) in huis te halen. Dan blijven die engineers gewoon dezelfde technologie gebruiken als vandaag, maar in plaats van in je lokale datacenter doen ze dat voortaan in de cloud. Op die manier bespaar je op opleidingskosten.

Een ander voorbeeld: vind je een nieuwe technologie te complex om ze helemaal zelf te beheren, dan kan je dat dat werk geheel of gedeeltelijk aan Inetum uitbesteden. Kortom: om een succesvolle businesscase op te stellen, is het niet alleen aangewezen om alle barrières in kaart en in rekening te brengen, je moet ook steevast blijven uitkijken naar middelen en mogelijkheden om die barrières te openen en op te heffen.

Hoe ziet uw cloudtraject eruit?

Elke reis naar de cloud is anders. De reden kan je al raden: elke organisatie heeft zijn eigen motivatie en is nu eenmaal anders. Zo is de ene organisatie al wat omvangrijker en complexer dan de andere wat een impact kan hebben op de duur en de complexiteit van het af te leggen cloudtraject.

Daarmee willen we niet suggereren dat er geen duidelijke journey naar de cloud kan of moet zijn. Sterker zelfs: zo’n journey met een aantal vaste stappen of haltes bestaat al. Voor het gemak en de duidelijkheid stellen we het voor in de vertrouwde vorm van een metroplan. 

Belangrijk is vooral dat u weet waar u naartoe wilt, via welke route u het snelst op die eindbestemming geraakt, en niet te vergeten: waar u het best opstapt. Onze experts kunnen u daarbij zeker adviseren. Voor meer info, mail naar info.belgium@inetum.com .