Microsoft 365 tenant-to-tenant-migratie

Op het moment dat u kiest voor een 365-product van Microsoft, krijgt u een bepaalde ruimte toegewezen in het datacenter van Microsoft op het Windows Azure-cloudplatform. In die ruimte bevindt zich de omgeving waarin al uw onlineservices van Microsoft zijn opgeslagen: een Microsoft 365-tenant. “Eigenlijk gaat het hier om een volledig ecosysteem van Microsoft-diensten en -applicaties: Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, noem maar op”, zegt Nicke Hulpiau. 

Tenants consolideren

Bij een fusie tussen twee bedrijven, of een overname van de ene onderneming door een andere, ontstaat er een situatie waarbij er één bedrijf is met twee Microsoft 365-tenants: namelijk de tenants die de entiteiten hadden vóór de fusie of overname. Dat is er doorgaans één te veel. De vraag die dan doorgaans volgt, is om van die twee tenants er opnieuw één te maken. “Logisch”, stelt Nicke Hulpiau. “De medewerkers van het nieuwe, ene bedrijf willen vlot samenwerken. Toegang tot data, documenten delen, chatten, en zo meer, is nu eenmaal makkelijker binnen dezelfde tenant.”

Naast die businesslogica zit er vaak ook een eenvoudige marketingbehoefte achter zo’n eenmaking. “Twee bedrijven met een verschillende naam die fuseren, willen op een gegeven moment opnieuw onder één naam naar buiten komen. Welnu, dat kan niet als je op twee tenants zit: een naam is immers uniek en gelinkt aan één enkele tenant. Wat betekent dat er eigenlijk maar één optie overblijft als je die uniforme visibiliteit naar de buitenwereld wilt creëren: consolideren naar één tenant.”

Verschillende migratiescenario’s

Om die consolidatieoefening tot een goed einde te brengen, zijn er verschillende scenario’s mogelijk. “Je kan om te beginnen een volledig nieuwe tenant opzetten, waar je dan de twee bestaande tenants naartoe migreert. Dat heeft een aantal duidelijke voordelen. Doordat je van nul begint, kunnen alle stakeholders binnen de organisatie samen grondig nadenken over de te aligneren policies, bijvoorbeeld. Je begint als het ware voor iedereen gelijk, met een schone lei. Vanuit bedrijfspolitiek oogpunt is dat, zeker bij een fusie, allicht de interessantere optie. Daar staat tegenover dat het ook wel de duurdere optie is. Het gaat hier immers om twee tenants die migreren. En dat betekent onvermijdelijk ook: meer werk.”

“Het alternatief is dat je een van de twee tenants behoudt als master en dat je de andere tenant daarin integreert. Daarbij kan je wel moeilijker policies van de oude tenant, die in de nieuwe komt, gaan afdwingen. De tenant die blijft bestaan, heeft meestal het overwicht, terwijl de andere wat meer in het gareel wordt gedwongen.”

Eigen migratieframework

Als het op tenant-to-tenant-migraties aankomt, is de voorbereiding méér dan het halve werk, weet Nicke Hulpiau uit ervaring. “Sowieso brengen we altijd eerst het applicatielandschap van de klant grondig in kaart. Per applicatie maken we een analyse van wat er allemaal in gebruik is in de source tenant en in de target tenant. Dat zogenaamde Discovery-luik mondt uit in een concrete roadmap voor het migratietraject. Uiteraard zitten in dat stappenplan ook onze best practices verweven. Daarbovenop voorzien we steeds de nodige governance. Een typisch Discovery-document telt zo al gauw een zeventigtal pagina’s.”

Een migratietraject omhelst meer dan alleen maar applicaties. “Heel belangrijk is ook de datamigratie”, benadrukt Nicke Hulpiau. “In elke toepassing, en zeker in toepassingen als Teams, SharePoint en OneDrive, zitten ook veel data. Afhankelijk van de omvang van die data kan het overzetten ervan naar de nieuwe tenant best veel moeite kosten.” Om die inspanning wat te verlichten, voor zichzelf en zijn klanten, hanteert Inetum een aanpak die gebaseerd is op het Master User List-principe (MUL). “Die aanpak laat ons toe om de klant maximaal te ontzorgen.”

Eigenlijk gaat het daarbij om een eigen migratieframework van Inetum, dat bestaat uit een aantal afzonderlijke bouwstenen of modules. “Centraal daarin staat één groot Excelbestand, met daarin alle data die relevant zijn voor de source tenant en de target tenant. Wij mappen de source tenant op de target tenant, waarna alle nodige informatie direct ook in die target tenant vervat zit.” 

Unieke voordelen

Datzelfde migratieframework biedt ook heel wat flexibiliteit. “Het laat ons bijvoorbeeld toe om met een brede waaier aan migratietools te werken. Zo hangen klanten bij ons niet vast aan één specifieke tool”, merkt Nicke Hulpiau op. “Terwijl heel wat bedrijven vandaag nog steeds gebruikmaken van een migratietool die veel kost en weinig flexibiliteit biedt, hoeven ze bij ons ook geen dure tool aan te schaffen. Daarbij garanderen wij dat we de noodzakelijke mappings zoveel mogelijk automatisch afhandelen, om het even welke tool we daarbij gebruiken.”

De vrijheid die de aanpak van Inetum typeert, biedt nog een bijkomend voordeel. “Wij krijgen dingen voor elkaar die je met zo’n dure migratietool vaak maar moeilijk of zelfs helemaal niet gerealiseerd krijgt. Denk aan het overzetten van groepschats in Teams, bijvoorbeeld. Of denk aan het inventariseren van Enterprise-applicaties, met inbegrip van de manier waarop die worden geauthenticeerd. Zeker voor grote bedrijven is dat een belangrijke uitdaging, waar vaak ook de meeste tijd en aandacht naar uitgaat. Die applicaties behoren immers niet noodzakelijk tot het M365-ecosysteem zelf, maar moeten er wel mee kunnen interageren. Wij helpen onze klanten om ook die moeilijke oefening tot een goede einde te brengen.”

Big bang

Een goede samenwerking is cruciaal voor het succes van een M365 tenant-to-tenant-migratie. Het allerbelangrijkste is echter dat de organisatie ook zelf alles mee controleert, om zo weinig mogelijk fouten toe te laten tijdens het eigenlijke migratieproces. “Onze klant werkt samen met ons in het Excelbestand en bepaalt uiteindelijk wat we al dan niet migreren. Zo waakt hij mee over de kwaliteit van de input.”

Die kwaliteit is cruciaal, net zoals een goede voorbereiding, zeker bij de bigbangaanpak die Nicke Hulpiau en zijn collega’s in de regel hanteren. “Dat kan moeilijk anders. Op een bepaald moment moet je de stap zetten, wil je niet met twee tenants blijven werken.” Inetum migreert bij voorkeur tijdens het weekend. “Alleen zorgen we er dan wel altijd voor dat iedereen op maandag, indien nodig, zijn oude toegang nog steeds kan benutten. Zo garanderen wij de continuïteit van de business en vermijden we dat de klant te veel hinder ondervindt van de migratie. Maar in ons migratieframework zitten intussen zo veel controles en validaties – en voorzien we documentatie en handleidingen voor de gebruikers – dat we tijdens zo’n big bang eigenlijk bijna nooit meer voor verrassingen komen te staan.”