Migration de tenant à tenant dans Microsoft 365

Lorsque vous optez pour un produit Microsoft 365, un espace spécifique vous est attribué dans le centre de données de Microsoft, sur la plateforme cloud Windows Azure. Cet espace contient l’environnement où sont stockés tous vos services en ligne Microsoft : un tenant Microsoft 365. « Il s’agit en réalité d’un écosystème complet de services et d’applications Microsoft, tels qu’Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, et bien d’autres », explique Nicke Hulpiau.

Consolider les tenants

Lorsqu’une fusion entre deux entreprises a lieu ou lorsqu’une société en rachète une autre, la nouvelle entité se retrouve avec deux tenants Microsoft 365, c’est-à-dire ceux des entités préexistantes. Or, l’un de ces tenants devient alors superflu. Il est donc logique de chercher à les unifier. « C’est une démarche évidente », affirme Nicke Hulpiau. « Les employés de la nouvelle entreprise souhaitent collaborer facilement. L’accès aux données, le partage de documents, les discussions, et bien d’autres aspects sont nettement plus simples lorsqu’ils se trouvent au sein d’un même tenant. »

Au-delà de cette logique métier, une nécessité marketing motive souvent également cette unification. « Deux entreprises portant des noms distincts qui fusionnent souhaitent, à un moment donné, communiquer sous une seule et même identité. Or, cela est impossible si elles utilisent encore deux tenants distincts, car un nom est unique et lié à un seul tenant. Il n’existe donc qu’une seule solution pour créer une visibilité uniforme à l’externe : consolider en un tenant unique. »

Différents scénarios de migration

Pour mener à bien cette consolidation, plusieurs scénarios sont envisageables. « Il est possible, par exemple, de créer un nouveau tenant et d’y migrer les deux tenants existants. Cette approche présente certains avantages évidents. En repartant de zéro, toutes les parties prenantes de l’entreprise peuvent réfléchir en profondeur aux politiques à aligner. Cela permet de poser des bases communes et équitables pour tous, sur une page blanche. D’un point de vue stratégique et organisationnel, c’est souvent l’option privilégiée, notamment lors d’une fusion. Toutefois, cette approche est aussi plus coûteuse, car elle implique la migration de deux tenants, ce qui représente inévitablement un travail plus conséquent. »

« L’alternative consiste à conserver l’un des deux tenants comme tenant principal et à y intégrer l’autre. Cependant, cette approche rend plus difficile l’application des politiques de l’ancien tenant migré. Le tenant qui reste en place a généralement l’avantage, tandis que l’autre doit s’adapter. »

Un cadre de migration propriétaire

En matière de migration de tenant à tenant, une préparation rigoureuse est essentielle, comme l’a constaté Nicke Hulpiau à travers son expérience. « Nous commençons systématiquement par une cartographie détaillée du paysage applicatif du client. Pour chaque application, nous analysons son utilisation dans le tenant source et dans le tenant cible. Cette phase d’analyse, appelée Discovery, débouche sur une feuille de route concrète pour le processus de migration. Bien entendu, ce plan intègre nos meilleures pratiques. De plus, nous mettons en place une gouvernance adaptée. Un document typique issu de cette phase Discovery compte facilement une soixantaine de pages. »

Un projet de migration ne concerne pas uniquement les applications. « La migration des données est également un enjeu majeur », insiste Nicke Hulpiau. « Chaque application, en particulier Teams, SharePoint et OneDrive, contient un volume important de données. Selon leur ampleur, leur transfert vers le nouveau tenant peut s’avérer complexe et exigeant. » Afin d’optimiser cette démarche, tant pour ses clients que pour elle-même, Inetum adopte une approche basée sur le principe du Master User List (MUL). « Cette méthode nous permet de décharger au maximum nos clients des contraintes techniques. »

Ce cadre méthodologique de migration, conçu par Inetum, repose sur un ensemble de modules distincts. « L’élément central de ce cadre est un fichier Excel unique, qui regroupe toutes les données pertinentes du tenant source et du tenant cible. Nous effectuons un mapping du tenant source vers le tenant cible, garantissant ainsi l’intégration directe de toutes les informations nécessaires dans ce dernier. »

Des avantages uniques

Ce cadre de migration offre également une grande flexibilité. « Il nous permet, par exemple, de travailler avec un large éventail d’outils de migration, évitant ainsi d’imposer un outil spécifique à nos clients », souligne Nicke Hulpiau. « Alors que de nombreuses entreprises utilisent encore un outil de migration onéreux et peu flexible, notre approche leur épargne cet investissement. Nous garantissons en outre une automatisation maximale des mappings essentiels, quel que soit l’outil utilisé. »

Cette approche flexible d’Inetum présente un autre avantage. « Nous sommes en mesure d’accomplir des tâches qui seraient difficiles, voire impossibles, avec des outils de migration traditionnels et coûteux. Par exemple, le transfert des discussions de groupe dans Teams ou encore l’inventaire des applications d’entreprise, y compris la gestion de leur authentification. Pour les grandes entreprises, ce type de défi représente une problématique majeure nécessitant une attention particulière. Ces applications ne font pas forcément partie de l’écosystème Microsoft 365, mais elles doivent néanmoins interagir avec lui. Nous accompagnons nos clients pour surmonter ces défis complexes. »

Big Bang

Une collaboration efficace est essentielle pour assurer le succès d’une migration de tenant à tenant dans M365. Cependant, l’aspect le plus important reste l’implication active de l’entreprise elle-même, afin de minimiser les erreurs durant le processus de migration. « Nos clients travaillent avec nous sur le fichier Excel et décident eux-mêmes des éléments à migrer ou non. Ils gardent ainsi le contrôle sur la qualité des données. »

La qualité est primordiale, tout comme une bonne préparation, notamment lorsque l’on adopte la stratégie du Big Bang, généralement privilégiée par Nicke Hulpiau et son équipe. « Il n’y a guère d’alternative : à un moment donné, il faut franchir le pas, sous peine de continuer à gérer deux tenants distincts. » Inetum planifie de préférence ses migrations durant le week-end. « Nous nous assurons néanmoins que, le lundi matin, si nécessaire, les utilisateurs puissent toujours accéder à leur ancien environnement. Cela garantit la continuité des activités et réduit au maximum les perturbations pour le client. Grâce aux nombreux contrôles et validations intégrés à notre cadre de migration, ainsi qu’à la documentation et aux guides mis à disposition des utilisateurs, nous rencontrons très rarement de mauvaises surprises lors d’un Big Bang. »