Prévifrance dio el giro digital con Bdoc Suite

"El proyecto Bdoc Suite fue un precursor de nuestra transformación digital", recuerda Evelyne Claire, directora de sistemas de información de Prévifrance.

Creada hace 75 años, la mutua inició su transformación digital hace unos 3 años. Pero fue durante la unificación de la IS en 2014, tras la fusión con la mutua Oréade en 2014, cuando la oferta de Business Document-Customer Communication Management (CCM) de Inetum se impuso a la ISD de la aseguradora. Si bien Bdoc Suite fue administrada inicialmente por Cegedim, editor del software empresarial Activ'Infinite, Prévifrance quería superar la outsourcing de la solución de autoedición, que también se reintroducirá un año después.

Esta política es parte de la estrategia de la mutua que tiene como objetivo integrar ladrillos de aplicaciones y desarrollar la automatización de procesos para "fluir entre el back y el front office", dice el DSI al frente de un equipo de 17 personas. La internalización de la herramienta de autoedición se inició en octubre de 2015 tras la estabilización de las aplicaciones de gestión y el manejo de la solución. "No queríamos integrar directamente la suite completa para apropiarnos de la herramienta y la metodología. Primero integramos Bdoc en nuestro CRM E-Deal donde usamos Bdoc Design, la estación de diseño para crear y mantener nuestros modelos de documentos de forma independiente. Fue importante entender la herramienta y familiarizarnos con los equipos de Business Document . Después de un período de rápido aumento de habilidades, integramos toda la solución CCM con una puesta en marcha a finales de 2016. Gracias a los equipos de expertos que siempre han estado muy atentos a nuestras necesidades. Y hoy todo funciona a la perfección ”, subraya la Sra. Evelyne Claire.

1,2 millones de documentos anuales

Hoy, Bdoc Suite trabaja con Activ'Infinite y E-Deal para la administración y distribución de documentos. Esto se traduce en la producción anual de 1,2 millones de documentos (10.000 del CRM) para unos 330.000 miembros y prospectos de la mutua. Tarjetas mutualistas, formularios de membresía, resúmenes de servicios, plazos, recordatorios, etc., la oferta de Business Document cumple con los requisitos funcionales de la aseguradora. Empezando por la creación de modelos. "Ya sean complejos, como declaraciones de servicio, o simples, como cartas, todos los modelos están diseñados desde Bdoc Suite", dice Evelyne Claire.

El DSI también confía en Bdoc Suite para administrar la distribución omnicanal de documentos. El correo electrónico sigue siendo una prioridad para comunicar "incluso si no podemos cambiarnos exclusivamente a este canal de comunicación porque no todos nuestros miembros tienen un correo electrónico", dijo nuestro interlocutor.

"Como parte de nuestra transformación digital, se están evaluando otros canales". La idea es mejorar la comunicación y desarrollar el canal digital. “Los avisos de plazos podrían adoptar un formato más atractivo para incentivar la lectura de cartas”, explica el directivo.

Desarrollar el canal digital integrando la firma electrónica

En el contexto de un servicio continuo desde el frente hasta los miembros, un tema importante por venir es la firma electrónica.

La integración de la firma electrónica completa la gestión del proceso documental automatizado con Bdoc Suite, que permitirá la afiliación directa y automatizada de prospectos. El miembro puede suscribirse directamente por correo electrónico, teléfono inteligente o tableta en la agencia o desde su casa durante una prospección comercial. Se está realizando una prueba a gran escala con 30.000 miembros sobre ventas adicionales para validar el proceso. "Nuestro objetivo es que junio de 2019 esté operativo", dice Evelyne Claire.

Mientras espera estos próximos desarrollos, las ganancias ya son palpables para la aseguradora. “Internamente, hemos reducido nuestros costos, particularmente en términos de franqueo, al tiempo que ofrecemos un mejor servicio a nuestros miembros”, justifica Evelyne Claire. Y, más allá de los ahorros esperados en el envío, se esperan otras ganancias "enormes" a nivel mundial de la estrategia digital de Prévifrance. Por no hablar de los beneficios en términos de imagen. “Ser una mutua moderna con comunicación personalizada, reactiva e interactuando muy rápidamente”, apunta Evelyne Claire.