Prévifrance prend le virage du numérique avec Bdoc Suite

« Le projet Bdoc Suite a été précurseur dans notre transformation numérique, rappelle Evelyne Claire, Directrice des Systèmes d'Information de Prévifrance.

Créée il y a 75 ans, la mutuelle a amorcé sa transformation numérique il y a environ 3 ans. Mais c'est lors de l'unification du SI en 2014, suite à la fusion avec la mutuelle Oréade en 2014, que l' offre Business Document- Gestion de la communication client (CCM) d'Inetum s'est imposée à la DSI de l'assureur. Alors que Bdoc Suite était initialement géré par Cegedim, éditeur du logiciel métier Activ'Infinite, Prévifrance a souhaité s'affranchir de l' outsourcing sur la solution de PAO, qui sera également réintroduite un an plus tard.

Cette politique s'inscrit dans la stratégie de la mutuelle qui vise à intégrer des briques applicatives et à développer l'automatisation des processus pour "se fluidifier entre le back et le front office", précise la DSI à la tête d'une équipe de 17 personnes. L'internalisation de l'outil de PAO a démarré en octobre 2015 après stabilisation des applications de gestion et prise en main de la solution. « Nous n'avons pas souhaité intégrer directement la suite complète afin de nous approprier l'outil et la méthodologie. Nous avons d'abord intégré Bdoc dans notre CRM E-Deal où nous avons utilisé Bdoc Design, la station de conception pour créer et maintenir nos modèles de documents de manière autonome. était important de comprendre l'outil et de se familiariser avec les équipes Business Document une période de montée en compétences rapide, nous avons intégré l'ensemble de la solution CCM avec un démarrage fin 2016. Grâce aux équipes expertes qui ont toujours été très à l'écoute de nos besoins. Et aujourd'hui tout fonctionne parfaitement », souligne Mme Evelyne Claire.

1,2 million de documents annuels

Aujourd'hui, Bdoc Suite fonctionne avec Activ'Infinite et E-Deal pour la gestion et la diffusion des documents. Cela se traduit par la production annuelle de 1,2 million de documents (10 000 issus du CRM) pour quelque 330 000 adhérents et prospects de la mutuelle. Cartes mutualistes, bulletins d'adhésion, relevés de service, délais, relances…, l'offre Business Document répond aux besoins fonctionnels de l'assureur. A commencer par la création de modèles. « Qu'ils soient complexes, comme les relevés de service, ou simples, comme les lettres, tous les modèles sont conçus à partir de Bdoc Suite », précise Evelyne Claire.

La DSI s'appuie également sur Bdoc Suite pour gérer la diffusion omnicanale des documents. L'email reste une priorité pour communiquer « même si nous ne pouvons pas basculer exclusivement sur ce canal de communication car nos adhérents n'ont pas tous d'email », a précisé notre interlocuteur.

« Dans le cadre de notre transformation numérique, d'autres canaux sont en cours d'évaluation. » L'idée est d'améliorer la communication et de développer le canal numérique.« Les avis d'échéance pourraient adopter un format plus attractif afin de favoriser la lecture des courriers », explique le responsable.

Développer le canal numérique en intégrant la signature électronique

Dans le contexte d'un service transparent du front aux membres, un sujet important à venir est la signature électronique.

L'intégration de la signature électronique complète la gestion du processus documentaire automatisé avec Bdoc Suite, qui permettra l'affiliation directe et automatisée des prospects. Le membre peut s'inscrire directement par email, smartphone ou tablette en agence ou depuis son domicile lors d'une prospection commerciale. Un test grandeur nature est en cours auprès de 30 000 adhérents sur des ventes supplémentaires pour valider la démarche. « Nous visons juin 2019 pour être opérationnel », précise Evelyne Claire.

En attendant ces prochains développements, les gains sont déjà palpables pour l'assureur. « En interne, nous avons réduit nos coûts, notamment en termes de port, tout en offrant un meilleur service à nos adhérents », justifie Evelyne Claire. Et, au-delà des économies de frais de port attendues, d'autres gains « énormes » sont globalement attendus de la stratégie numérique de Prévifrance. Sans parler des avantages en termes d'image. « Être une mutuelle moderne avec une communication personnalisée, réactive et interagissant très rapidement », vise Evelyne Claire.