Contexte
Rattaché au Procurement Excellence Office (PEO), l’Assistant Achats assure le traitement opérationnel des prestations intellectuelles pour le périmètre France.
Le rôle est centré sur la gestion des workflows dans le VMS (Eleven), la qualité des données, les relances opérationnelles et la validation des Demandes d’Achat (DA) dans SAP conformément au Core Model Procure‑to‑Pay.
Mission principale
Garantir le bon déroulement des opérations Subcontracting en exécutant les tâches administratives clés (VMS + SAP), en assurant la conformité et en supportant les acheteurs référents dans un modèle de production volumétrique et standardisé.
Responsabilités du poste
1. Opérations VMS (Eleven)
- Valider les workflows : taux, TJM, durée, budget, conformité.
- Vérifier l'exactitude des informations fournisseur et des conditions commerciales.
- Suivre les renouvellements, extensions et modifications de missions.
- Gérer les relances opérationnelles (managers, ADV, fournisseurs).
2. Validation des Demandes d’Achat (DA) dans l’ERP « SAP »
- Contrôler la cohérence des DA avec les données du Vendor Management System (VMS) et les règles achats.
- Vérifier la présence des approbations nécessaires (procurement, DO, budget).
- Valider les DA dans SAP en respectant les clés de commande et les règles Core Model.
- Escalader les écarts ou anomalies aux acheteurs référents.
NB : La partie SAP est une brique essentielle du rôle et représente une part significative de la production quotidienne.
3. Support aux consultations (sous supervision de l’acheteur)
- Préparer et envoyer les sollicitations dans le VMS selon le panel défini.
- Consolider les réponses fournisseurs.
- Suivre l’état d’avancement et documenter dans l’outil.
- Remonter les points bloquants à l’acheteur (pas de négociation directe).
4. Coordination opérationnelle & support
- Être l’interface administrative avec les fournisseurs sur les sujets AO / missions / commandes.
- Répondre aux demandes simples des opérationnels (statuts, documents, délais).
- Garantir l’application des règles achats et procédures P2P.
5. Reporting & qualité des données
- Mettre à jour les reportings (volumes, délais, SLA, conformité).
- S’assurer de la fiabilité et complétude des données fournisseurs, missions et DA.
6. Amélioration continue & montée en compétence
- Remonter les irritants VMS / SAP / process.
- Proposer des améliorations simples sur les workflows ou la documentation.
- Développer progressivement sa maîtrise de la catégorie Subcontracting.
