Logistique : Grâce à Optidock, Stokomani autonomise ses équipes en entrepôts

Logistique : Grâce à Optidock, Stokomani autonomise ses équipes en entrepôts

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Opérationnel depuis un an chez Stokomani, Optidock a permis d’améliorer la gestion des prises de rendez-vous des livraisons de l’enseigne de déstockage répartie sur toute la France. Les responsables du distributeur envisagent aujourd’hui l’ouverture vers l’extérieur de la solution d’Inetum.

Créée en 1961 (sous l’appellation les Soldes NAMANI) la société de déstockage Stokomani exploite aujourd’hui un parc de 124 magasins de détails en France, et un site d’e-commerce, alimentés depuis quatre plateformes logistiques. Les quelque 3 000 collaborateurs de l’entreprise gèrent plus de 5 000 commandes par an auprès de 2 170 fournisseurs de 47 nationalités différentes. Cela s’est traduit, au cours de l’année 2019, par plus de 10 000 prises de rendez-vous et la gestion de 2 000 conteneurs.

Jusqu’à récemment, Stokomani utilisait Excel pour organiser son planning de rendez-vous des livraisons en réception. « En regard de notre croissance, Excel ne répondait plus à nos besoins », commente Brigitte Maratra, responsable Administration Supply Chain de l’enseigne. Le distributeur a en effet vu son parc d’établissements exploser de 118% depuis 2014 pour atteindre 200 000 m2 de surface de vente et 175 000 m2 d’espace logistique. « Nous cherchions un outil fiable, facile à utiliser pour être plus autonome et ouvert à beaucoup plus d’utilisateurs qu’avec Excel. »

Un outil taillé pour les utilisateurs

Après benchmark des offres du marché début 2020, les responsables de Stokomani arrêtent leur choix sur Optidock. La solution d’Inetum se distingue notamment par le nombre illimité d’utilisateurs possibles et la facilité de sa prise en main. « Au-delà des aspects techniques, il était important pour nous que les utilisateurs se retrouvent dans l’outil », explique Olivia Mortier, chef de projet approvisionnement de Stokomani et en charge de la mise en place de la solution. « Optidock nous paraissait le plus facile à utiliser et très paramétrable. Nous voulions de la flexibilité sans avoir besoin d’un expert pour paramétrer l’outil. »

Intégré à l’ERP maison, Optidock est déployé en quelques mois. Passée la phase des ateliers en février 2020, les équipes étaient opérationnelles dès le mois de mai à l’issue de 4 jours de formation (assurée à distance pour cause de confinement). Mais l’outil de prises de rendez-vous ne sera lancé qu’à la rentrée de septembre. Les équipes de Stokomani ont en effet souhaité synchroniser ce lancement avec celui de MyMetriks dont l’intégration était programmée au cours de l’été. La solution de data visualisation d’Inetum permet aux équipes Achat de consulter leurs rendez-vous sans avoir à ouvrir Optidock. MyMetriks vient également accompagner la prise de décisions des équipes logistiques à travers la création des tableaux de charge pour aider à anticiper les besoins de stockage, mais aussi à travailler sur des outils de reporting pour suivre les pics d’activités.

« Optidock nous a apporté une certaine sérénité »

En production depuis un an chez Stokomani, Optidock est particulièrement apprécié des équipes pour l’autonomie que le logiciel apporte en matière de paramétrages des différents sites de l’entreprise. Outre la gestion des créneaux horaires des livraisons, les utilisateurs ont la capacité d’augmenter la charge de réception et ainsi d’anticiper sur les besoins en main d’œuvre, de connaître les différentes missions de déchargement, de mieux gérer les incidents de livraison, ou encore d’optimiser la disponibilité des quais. Il en résulte qu’une seule personne suffit pour organiser le planning de la cinquantaine de camions et vingt conteneurs quotidiens. « Il y tellement de points positifs sur Optidock que ça nous a apporté une certaine sérénité dans la prise de rendez-vous », se réjouit Brigitte Maratra. « Optidock apporte vraiment un plus au service de supply-chain mais aussi à toute la logistique. »

L’arrivée du nouvel outil a également entraîné une amélioration de la communication entre les équipes. En concentrant les informations au sein d’un même support, Optidock a considérablement réduit l’usage du mail jusqu’alors prédominant pour échanger sur les problèmes de livraison. « La suppression des mails sans valeur ajoutée a fluidifié la communication entre les différents services en supprimant les risques d’erreur sur les créneaux de rendez-vous et le temps nécessaire à les corriger », constate Olivia Mortier. « Optidock génère un gain de temps appréciable. »

Apporter une vision sur l’ensemble des flux entrants et sortants

La solution a en outre bénéficié de plusieurs évolutions depuis son lancement. Parmi lesquelles, la prise directe des rendez-vous par les transporteurs pour les retours magasins. Prévenus en amont, les opérateurs logistiques peuvent désormais se préparer pour accueillir les livraisons. Alors que, auparavant, les informations de rendez-vous étaient mal communiquées ce qui obligeait les agents des entrepôts à endurer les déchargements au fil de l’arrivée des camions. Autre extension notable, actuellement en cours de déploiement : la possibilité de gérer les expéditions vers les magasins et les flux entre les plateformes logistiques. « En gérant les flux entrant et sortant de l’entrepôt, Optidock nous fournira une vision sur l’ensemble des flux », indique Olivia Mortier.

La prochaine étape sera l’ouverture d’Optidock à certains fournisseurs pour qu’ils puissent prendre eux-mêmes leurs rendez-vous. Une possibilité qui a aussi pesé dans le choix initial de la solution. « Ce n’est pas compliqué en soit de le faire dans Optidock mais cela nécessite un peu de préparation de notre côté en regard de nos changements d’entrepôts », précise Olivia Mortier.

Une qualité du suivi rassurante

Au-delà des fonctionnalités propres à Optidock, Olivia Mortier souligne aussi la qualité d’accueil et de suivi d’Inetum. « Quand on contacte le support, je suis souvent mise en relation avec le chef de projet, Thierry Delagneau. C’est appréciable de pouvoir s’adresser à quelqu’un qui connaît le périmètre, et avec lequel il n’est pas nécessaire de reprendre tout le projet à zéro pour comprendre ce qu’il se passe. On gagne un temps fou. C’est appréciable et rassurant. »

Une confiance qui se reflète aujourd’hui dans l’extension des services proposés par Inetum. Après Optidock, Stokomani a jeté son dévolu sur Chronotime Workplace, la solution de gestion des temps et activités de l’ESN. Une relation de confiance visiblement appelée à durer entre les deux entités.

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