À Liège, Microsoft Dynamics 365 F&O offre une gestion robuste et efficace pour les finances de la collectivité

Cette transformation a rassemblé les flux financiers dans un même logiciel pour toute l’administration. La modernisation , outre la mise en place des processus comptables conforme à la règlementation du secteur public, d’ouvre la voie à une évolution en profondeur d’autres processus de l’Administration communale.

La modernisation des services comptables et budgétaires représente un enjeu stratégique pour les collectivités. La ville de Liège (Belgique) a franchi une étape majeure en abandonnant en 2021 son ancien système mainframe au profit d’une solution plus agile et performante. Ce projet ambitieux, mené avec l’expertise d’Inetum, a permis d’améliorer l’efficacité des processus internes et de renforcer la transparence financière de la collectivité.

Un projet structurant pour la collectivité grâce à la solution Microsoft Dynamics 365 F&O 

Face aux limites de son ancien système, coûteux en maintenance et inadapté aux nouvelles technologies, la ville de Liège a fait appel à Microsoft avec Inetum pour piloter cette transformation numérique. Un partenariat entre les trois entités s’est créé. Celui-ci a capitalisé sur la force des trois entités en présence. Ainsi, sur base de l’expertise métier et la capacité à gérer le changement de la Ville de Liège, Inetum a joué un rôle central dans la conception et le déploiement de la solution Microsoft Dynamics 365 F&O dédiée adaptées collectivités publiques. Inetum a notamment apporté son savoir-faire en matière d’intégration de systèmes et d’automatisation des processus financiers en support de Microsoft.

L’intervention d’Inetum s’est traduite par une modernisation des outils de gestion financière. L’un des principaux axes d’amélioration a été l’unification des différents outils et processus de gestion au sein d’une solution unique: « avant, le système de traitement des factures était séparé et les bons de commande gérés au travers d’un processus papier. Les agents devaient manipuler plusieurs applications. L’unification est un point primordial, qui réduit les tâches d’encodage ainsi que le risque d’erreurs », explique Thierry Antorino, consultant chez Inetum. Enfin la cohérence entre la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire est implicite dans le nouveau logiciel, ce qui n’était pas totalement le cas avec la solution Mainframe. Cet élément était également source d’erreurs.

Grâce à ce travail, chaque service communal dispose désormais d’une vision en temps réel de son budget, facilitant la prise de décision et le suivi des finances locales.

Automatisation et optimisation des processus  

Inetum a également œuvré à l’adaptation et l’automatisation de fonctionnalités essentielles de Dynamics 365 aux besoins de la Ville de Liège et des pouvoirs locaux en général, allégeant ainsi la charge de travail des agents communaux. Parmi les avancées majeures :

• l’intégration et traitement des relevés bancaires (CODA), simplifiant la gestion des encaissements des redevables, dont 80 % sont désormais effectués  automatiquement et respectent les règles de lettrage du secteur, en ce compris en cas de relance active;

• la dématérialisation des bons de commande et des factures, garantissant un suivi optimisé et une meilleure traçabilité des transactions avec les fournisseurs;

• « Nous avons automatisé la comptabilisation des salaires et la gestion des indus en lien avec le contrôle budgétaire», poursuit Thierry Antorino. 

• Les développements additionnels réalisés pendant le projet facilitent le traitement et la comptabilisation correcte et automatique des non-valeurs et des irrecouvrables en intégrant les contrôles budgétaires, les approbations nécessaires ainsi que les éventuelles transactions de remboursement.

L’interfaçage de Microsoft Dynamics 365 F&O avec la solution gestion de gestion des recettes de la Ville de liège, a permis le traitement comptable et le recouvrement directement au sein de l’outil Microsoft Dynamics 365 F&O