Avec l’IA générative, Est Ensemble et Inetum révolutionnent le traitement des appels d’offres

Établissement public territorial du Grand Paris regroupant neuf villes de Seine Saint Denis et totalisant plus de 440 000 habitants, Est Ensemble a décidé, en avril 2024, de recourir à l’IA générative pour ses appels d’offres, afin d’en automatiser une partie du traitement. L'objectif est de faire gagner du temps aux agents en simplifiant les procédures d’attribution des marchés publics et en rendant l’analyse des appels d’offres plus équitable et objective. 

Pour ce faire, Est Ensemble a choisi de faire appel à Inetum, leader européen des services et des solutions digitales, pour mettre au point et exploiter un outil clés en mains qui fonctionne avec le moteur d’Azure OpenAI. De quoi aider les agents dans leur analyse des dossiers et leur dégager du temps pour prendre les bonnes décisions.

Appel d’offre et IA : des processus optimisés à toutes les étapes

L’outil a été pensé autour de quatre fonctionnalités, dont les deux premières ont été expérimentées en 2024. Désormais, les agents étudient des dossiers complets : la solution imaginée par Inetum vérifie automatiquement l’éligibilité d'un candidat et la complétude de son dossier en s’assurant que toutes les pièces demandées - agréments, certifications, déclarations, assurances - sont réunies et qu’elles sont toujours valides. 

Deuxième étape, qui consiste à passer au crible chaque dossier et évaluer de manière exhaustive et objective la pertinence des réponses soumises par rapport à une liste de plusieurs exigences. L’outil compare automatiquement avec les critères des cahiers des clauses techniques et administratives. En face de chaque exigence, l’IA extrait la partie de l’offre du candidat qui répond aux attentes et propose une note allant de 1 à 10 selon un barème fixé par Est Ensemble. 

De quoi faire gagner environ 30% de temps de traitement par dossier aux agents, tout en leur évitant de devoir réaliser des tâches fastidieuses, chronophages, et sans plus-value. Le gain est donc très concret. 

Autre avantage, cette solution garantit aux candidats une parfaite égalité de traitement, car la machine possède, elle, un niveau d'attention et une capacité d'analyse constants et sans faille sur la durée, du premier dossier examiné jusqu’au dernier.

Thierry Moisson-Bonnevie, Directeur des Systèmes d'Information d’Est Ensemble appuie : « Le développement de l'IA générative est une véritable opportunité pour l'optimisation de nos processus internes. L’accompagnement d’Inetum, nous permet d’offrir un service public efficace et accessible à tous. »

L'humain reste aux commandes

Ces deux fonctionnalités annoncent la suivante livrée récemment : la solution développée par Inetum peut maintenant comparer les dossiers de candidatures entre eux et mettre en avant les éléments discriminants pour les exigences-clés. A terme, un chatbot permettra de dialoguer avec l'outil en langage naturel, et de l'interroger sur tel ou tel point spécifique des candidatures, indépendamment de la liste d’exigences.

La mise en place de cet analyseur d'offres n'a pas pour but de remplacer les agents, mais vise uniquement à faciliter leur travail en leur permettant de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Une équipe-projet, composée d’un membre de la DSI, de deux personnes de la direction en charge des achats et du juridique, et d’une de la direction des bâtiments traite les plus grosses commandes et peut intervenir à toutes les étapes du processus afin de corriger ce qui est généré. En parallèle, trois personnes travaillent sur le projet côté Inetum.

Olivier Serfaty, Directeur de la Business Unit Gen AI d’Inetum de conclure : « Cette initiative représente une véritable opportunité pour qu'Est Ensemble puisse offrir un service public modernisé et plus performant aux usagers, aux agents et aux parties prenantes qui collaborent avec l'intercommunalité. A terme, cet outil pourrait équiper d’autres collectivités afin de participer de façon plus large à l’efficacité de l’action publique. Ce n'est donc qu'un début. » 

Contact : Olivier Serfaty