Inetum partenaire clé de Bordeaux Métropole Energies pour la migration de son ERP Microsoft AX 2012 vers la nouvelle plateforme Microsoft Dynamics 365

Le groupe Bordeaux Métropole Energies (BME) est un acteur national de l’énergie qui propose depuis 1875 des offres de production, distribution et fourniture de gaz et d’électricité renouvelables, de réseaux de chaleur et froid, et de services de rénovation énergétique à travers toutes les sociétés du groupe. Plus de 540 personnes œuvrent au quotidien à opérer ses services auprès de clients résidentiels et professionnels.

Équipé de Microsoft Dynamics AX 2012 depuis 2013 sur le périmètre finance, comptabilité, gestion des achats et gestion de la facturation clients de ses trois principales filiales (Gaz de Bordeaux, RéGaz et MixÉner), BME a souhaité faire évoluer la solution en regard de la fin de la maintenance de Dynamics AX par l’éditeur, le besoin d’ajouter de nouvelles fonctionnalités et la créations de nouvelles entités (Néomix). « Si AX était apprécié et si les personnes métier étaient capables de l’utiliser, le processus achat restait un peu lourd », commente Christophe Allemand, DSI de BME. Par ailleurs, la gestion des nombreux spécifiques développés en interne, notamment pour intégrer les évolutions réglementaires, devenait problématique avec la configuration on premise de l’ERP. « Chaque évolution faite pour une société impactait toutes les autres, en particulier pour la partie facturation », ajoute le responsable.

Une véritable migration plutôt qu’un nouveau projet

La décision de migrer vers Dynamics 365 s’est rapidement imposée après l’étude des offres du marché. « Nous avons préféré rester sur Dynamics pour des questions de prise en main », justifie Christophe Allemand. Avec, en ligne de mire, la simplification de la partie demande d’achats, et l’adaptation des spécifiques aux standards du produit. 

Après consultation du marché, BME a maintenu sa confiance en Inetum qui avait déployé Dynamics AX. Mais au-delà de son avantage historique, Inetum a été retenu pour son offre différenciante. « Inetum a proposé une migration du produit là où les autres prestataires préféraient repartir d’une page blanche avec un Dynamics 365 standard, ce qui revenait à initier un nouveau projet », précise Christophe Allemand. Certes, la migration imposait un délai pour convertir les spécifiques au standard de Dynamics 365, mais elle présentait l’avantage de conserver l’ensemble des processus paramétrés dans AX et la totalité des données du groupe énergétique. « Cela nous a évité de se poser la question de quel historique conserver et cela a soulagé la direction financière », souligne le responsable. 

Malgré l’ampleur du chantier, qui comprenait également la révision des 45 interfaces interconnectées avec le SI de BME, le prestataire a su respecter le calendrier d’un an fixé par BME. « Inetum a fait preuve d’agilité en renforçant les équipes aux bons moments pour éviter les risques de dérives », témoigne Christophe Allemand. Lequel loue également la bonne conduite du changement soutenue par des points réguliers entre les responsables de domaines et les utilisateurs clés jusqu’à la veille de la bascule. Dynamics 365 est entré en opération le 1^er octobre 2023 comme prévu. Si quelques réglages ont été nécessaires au niveau de la prise en main après le démarrage, « le fonctionnement est normal depuis février 2024 », confirme le responsable.

Inetum apprécié pour son agilité

La nouvelle plateforme a facilité la remise à plat de nombreux processus opérationnels dont la facturation et les achats en premier lieu. Les interactions avec des produits périphériques comme la reconnaissance automatique de caractères (OCR) des factures et l’analyse décisionnelle a par ailleurs été optimisée. « Avec Dynamics 365, c’est beaucoup plus simple d’aller récupérer les données à analyser », confirme Christophe Allemand. Le DSI profite aussi des nouvelles fonctionnalités apportées régulièrement avec les montées de versions de l’ERP dans le cloud. « Nous avons fait le choix de faire une mise à jour tous les semestres. »

Apprécié pour son agilité, le respect du planning et « les personnes que l’on connait et qui connaissent nos processus », Inetum reste le partenaire privilégié de l’énergéticien bordelais sur la plateforme Dynamics. Un partenariat qui s’illustre par la poursuite des projets. Ainsi, BME vient de retenir Inetum pour intégrer l’outil InVoice Capture dans Dynamics 365 afin de préparer la dématérialisation des factures fournisseurs en attendant les nouvelles obligations liées à la dématérialisation des factures.

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