Hubtobee Flex

Hubtobee Flex

Innovation au quotidien

Historiquement, les crises ont inspiré les changements les plus significatifs de nos modes de vie et de travail. La pandémie de COVID-19 a contraint les entreprises à s'adapter au télétravail, mais a également mis en évidence à quel point un espace de travail flexible peut profiter à la fois à l'entreprise et à ses collaborateurs. Découvrez notre nouvel outil numérique qui peut atténuer les défis et promouvoir les avantages d'un bureau flexible tout en facilitant la connexion de vos collaborateurs.​ ​

Modèle d'affaires

Flex est disponible en 3 niveaux de version.​ Le coût dépend

- Du niveau de version​

- Du nombre d'employés​

- De la durée du contrat

  • Gestion des identités
  • Gestion des employés
  • Gestion des espaces (bâtiments et parking)​
  • Gestion des capacités en matière de réglementation sanitaire​
  • Gestion de l'organisation
  • Modélisation des communautés​ de l'accord de télétravail​
  • Planification prévisionnelle des effectifs
  • Indicateurs prédictifs du partage des horaires​ (occupation...)​
  • Gestion des ressources partagées (option)
  • Gestion des présences en temps réel
  • Déclaration de télétravail
  • Supervision en temps réel des espaces de travail
  • Indicateurs prévisionnels/réels sur :​
    • Gestion de l'espace de travail,​
    • Modalités de télétravail
    • Organisation des salariés
  • Détecteurs de présence pour bureaux et salles de réunion (option)
  • Flex avancé
  • Gestion des exigences locales
  • Ratio de consommation d'espace par unité organisationnelle pour la facturation interne​ ​
  • Analyse et optimisation de l'espace de travail (simulateur) - Option​

Télétravail ou hybridation de l'organisation : 3 enjeux clés !​

Une solution complète vous permettant de relever les 3 défis d'une organisation hybride​

L'organisation hybride soulève de nouveaux enjeux : ​

  • Qui sera au bureau demain ?​
  • Où mes collègues seront-ils assis ?​
  • Quel est le meilleur moment pour les rencontrer ?​

La solution Hubtobee Flex propose un calendrier partagé où tous les employés peuvent gérer et déclarer leur horaire de travail pour chaque jour de la semaine. Le système de communautés personnalisées permet à chacun de choisir comment il souhaite partager l'information et ainsi faciliter l'organisation des équipes en fonction de ses besoins pour travailler en face à face.​ ​

Hubtobee Flex vous permet d'organiser le coworking en fonction des besoins partagés des collaborateurs.​ ​

L'organisation hybride ne doit pas surcharger la gestion avec de nouvelles tâches de contrôle ou de supervision : ​

  • Qui est assis où ?
  • Les règles sanitaires concernant le taux d'occupation sont-elles respectées ?​
  • Les équipes sont-elles organisées conformément à la politique de l'entreprise ?​

Hubtobee Flex propose un ensemble de fonctionnalités pour aider la direction à gérer une organisation flexible :

  • Définir et respecter la politique de l'entreprise pour encadrer la planification du personnel.​
  • Approuver le workflow pour vérifier et confirmer la réponse aux besoins opérationnels.
  • Tableaux de bord et indicateurs d'analyse.​

Hubtobee Flex intègre les besoins métiers pour une organisation collective plus efficace.

L'organisation hybride conduit à un nouveau rapport à l'espace : ​

  • Quel devrait être le taux d'occupation du site dans les prochaines semaines ?​
  • Quel est le taux d'occupation réel des espaces de travail ?​
  • Faut-il maintenir le nombre de postes de travail ?​ ​

Ce nouveau rapport à l'espace peut impliquer le déploiement d'une approche Flex Office pour tout ou partie des salariés. Avec Hubtobee Flex, les actifs sont répartis en espaces de travail et salles de réunion. Intégrées au calendrier des collaborateurs, ces ressources deviennent réservables et utilisables en fonction des besoins et des disponibilités. La déclaration manuelle d'utilisation des ressources et l'installation de capteurs intelligents permettent de partager une vue complète sur l'utilisation et la situation des différents espaces.​ ​

Hubtobee Flex intègre l'espace dans l'organisation collective pour une meilleure optimisation.

Une solution unique pour l'hybridation du travail et l'optimisation de l'espace

Simplifier l'organisation quotidienne du télétravail.​

Basés sur votre outil de gestion d'actifs ou créés dans Hubtobee Flex, vos espaces de travail prennent vie et deviennent une composante de votre organisation quotidienne.

Hubtobee Flex s'appuie sur les données existantes de votre système d'information Ressources Humaines.​

Modéliser la politique de l'entreprise en matière de télétravail, définir des contraintes spécifiques aux équipes, autoriser l'accès aux lieux de travail... Hubtobee Flex vous permet de modéliser l'ensemble des règles qui définiront votre organisation hybride et flexible.

De la planification prévisionnelle à la réservation d'une salle de réunion, Hubtobee Flex propose une interface dédiée aux collaborateurs. En version Desk et/ou mobile, Hubtobee accompagne vos collaborateurs tout au long de leur journée.​

La solution Hubtobee Flex intègre des capteurs de présence pour faciliter le quotidien des collaborateurs, identifier les écarts ou anomalies et optimiser l'utilisation de l'espace. La supervision et les journaux d'événements deviennent de riches sources d'informations.​

La solution Hubtobee Flex fournit des tableaux de bord et des statistiques aux différents services concernés.​

Pour les Ressources Humaines : suivi des politiques de l'entreprise à travers les prévisions, la situation réelle et les écarts. ​

Pour le Facility Management : prévision et utilisation réelle de l'espace, pistes d'optimisation.​

Une mine d'informations pour soutenir et accompagner cette nouvelle organisation du travail.

Hubtobee Flex est accessible à tout moment et n'importe où. L'approche Cloud vous permet d'oublier les détails techniques et de vous concentrer sur votre organisation. Vos données sont uniques ! Ils sont stockés en France et dans un espace sécurisé qui vous est entièrement dédié..​

De l'accompagnement des utilisateurs à la configuration des parcours utilisateurs, l'équipe Services est là pour vous accompagner tout au long de votre projet. Notre approche projet s'inspire des approches agiles avec des cycles courts pour vous permettre d'appréhender rapidement les différents modules.

Hubtobee Flex est accessible à tout moment et de n'importe où. L'approche Cloud vous permet d'oublier les détails techniques et de vous concentrer sur votre organisation. Vos données sont uniques ! Elles sont stockées en France et dans un espace sécurisé qui vous est entièrement dédié.

Les partenaires

Hubtobee Flex est l'alliance d'Inetum avec Hubtobee, pour imaginer une solution digitale pour accompagner les entreprises vers l'hybridation du lieu de travail et pour fournir aux salariés l'outil nécessaire pour s'organiser et maintenir le lien entre eux.

Hubtobee Travel est une plateforme collaborative qui met en relation des collègues via des voyages d'affaires pour optimiser les déplacements et créer de l'agilité entre les employés.

Un outil pour montrer votre plein potentiel de flexibilité

En fournissant des modules fonctionnels qui peuvent être configurés pour répondre aux besoins des 3 dimensions principales d'un lieu de travail flexible.

  • Données techniques et identité
  • Données de référence
  • Données améliorées
  • Processus quotidiens
  • Analyses et optimisations
  • Services intelligents