Customer Success Stories

AI versnelt het catalogiseren van boeken in de Koninklijke Bibliotheek van België

Gepubliceerd: 02/03/2026 – leestijd: 5 minuten

Van elk boek dat door een Belgische auteur wordt gepubliceerd, wordt een exemplaar bewaard in onze nationale wetenschappelijke bibliotheek (KBR).

Toch stonden veel van deze werken nog niet in de online catalogus van de instelling, waardoor ze onzichtbaar waren voor het publiek. Daarom ontwikkelde Inetum, op basis van het Microsoft Power Platform, een tool waarmee de bibliotheek haar gegevens kan verwerken en valideren met behulp van artificiële intelligentie.

Dankzij deze krachtige toepassing kon de KBR in korte tijd 19.000 scans van titelpagina’s verwerken – het equivalent van vijf jaar werk voor één catalograaf.

Tijdsbesparing voor de KBR

De Koninklijke Bibliotheek van België (KBR) is de nationale wetenschappelijke bibliotheek van ons land. Ze centraliseert alle Belgische publicaties en bewaart, beheert en bestudeert een rijke culturele en historische collectie van meer dan 8 miljoen documenten. Ze biedt het publiek toegang tot informatie, ondersteunt onderzoek en creëert een culturele beleving.Digitalisering is een essentieel onderdeel van haar toekomststrategie. In de komende jaren wil de bibliotheek dan ook nieuwe technologische en automatiseringsoplossingen integreren in al haar processen.

Het Bureau voor Bibliografische Informatie is verantwoordelijk voor het opstellen van de beschrijvingen van elk werk dat aan de KBR wordt toevertrouwd via verschillende kanalen. Het wilde het beschrijvings- en digitaliseringsproces versnellen door de online catalogus aan te vullen en zo het aantal beschikbare beschrijvingen te vergroten.

Daarom was de behoefte groot aan een gebruiksvriendelijke toepassing die dit gigantische werk grotendeels zou automatiseren en dus aanzienlijk zou versnellen.

De kracht van artificiële intelligentie

De KBR migreerde onlangs naar Microsoft 365, met Teams, Exchange en SharePoint. Het was dan ook cruciaal dat de nieuwe toepassing perfect aansloot op de bestaande infrastructuur. We kozen daarom voor een Power App, onderdeel van het Microsoft Power Platform. De app kan bovendien in Teams worden geïntegreerd, zodat medewerkers hun vertrouwde werkomgeving niet hoeven te verlaten. Een bijkomend voordeel is de AI-functionaliteit binnen het Power Platform.

Aanvankelijk werd het AI-model getraind met ongeveer 30 foto’s van titelpagina’s. Uiteraard blijft het model bijleren naarmate de toepassing meer werk verwerkt. Met een minimum aan inspanning kon de app worden voorbereid om titelpagina’s te lezen en gegevens zoals titel en auteur automatisch in de juiste velden te plaatsen. Daardoor was de toepassing bijzonder snel operationeel: we bouwden ze in slechts 10 dagen.

“Deze toepassing heeft me geleerd dat artificiële intelligentie processen aanzienlijk kan versnellen en dat ze niet zo duur is als vaak wordt gedacht. De app is bovendien volledig geïntegreerd in onze bestaande Microsoft-infrastructuur. Een ander groot voordeel van een Power App is dat alles op maat kan worden geconfigureerd en dus perfect aansluit bij onze behoeften.”

Hannes Lowagie, hoofd van het Bureau voor Bibliografische Informatie van de KBR

“De samenwerking met de experts van Inetum België verliep uitstekend. We hadden dagelijks contact met de ontwikkelaars zodat we snel konden bijsturen. Ze hielpen ons om telkens de juiste balans te vinden tussen impact en inspanning. Kortom: ze hebben zich met hart en ziel voor het project ingezet.”

Na de automatische verwerking worden de gegevens nog steeds door een medewerker gevalideerd om zeker te zijn dat alles klopt. Dankzij de vooraf genomen foto’s kan deze stap nu ook op afstand worden uitgevoerd — een mooie stap richting hybride werken voor de KBR-medewerkers.

Het begin van een lang verhaal

De rijke collecties van de KBR zijn divers en veelzijdig. De bibliotheek bewaart niet alleen boeken, maar ook andere soorten documenten zoals kaarten, foto’s en partituren. Op termijn zal de app dus ook voor die documenttypen worden ingezet. Hiervoor moet de AI verder worden getraind, zodat ook andere elementen — zoals gegevens op rouwbrieven — herkend kunnen worden. Daarnaast wil de KBR de toepassing voorstellen aan partnerorganisaties om hen te inspireren.

Één ding is zeker: deze tool heeft heel wat nieuwe ideeën doen ontstaan. Artificiële intelligentie biedt nog enorm veel potentieel in allerlei bedrijfsprocessen. Meer informatie over de Koninklijke Bibliotheek van België vind je op www.kbr.be.