BME wilde de oplossing upgraden vanwege het stopzetten van de ondersteuning voor Dynamics AX door de leverancier, de noodzaak om nieuwe functionaliteiten toe te voegen en de oprichting van nieuwe entiteiten (Néomix). “Hoewel AX populair was en de business users ermee konden werken, bleef het aankoopproces omslachtig,” zegt Christophe Allemand, CIO van BME. Bovendien werd het beheer van de vele interne maatwerkontwikkelingen, vooral om regelgevingswijzigingen te integreren, problematisch in de on-premise ERP-configuratie. “Elke wijziging voor één bedrijf had impact op alle andere, vooral op het gebied van facturatie,” voegt hij toe.
Na een analyse van de markt werd de keuze voor migratie naar Dynamics 365 snel duidelijk. “We wilden bij Dynamics blijven omwille van de gebruiksvriendelijkheid,” legt Christophe Allemand uit. “Met als doel het vereenvoudigen van het aankoopproces en het aanpassen van maatwerk aan productstandaarden.”
Na een marktconsultatie bleef BME vertrouwen op Inetum, dat eerder Dynamics AX al had uitgerold. Niet alleen het historische voordeel gaf de doorslag, maar vooral de onderscheidende aanpak van Inetum.
“Inetum stelde een productmigratie voor, terwijl andere providers liever opnieuw begonnen met een standaard Dynamics 365, wat neerkwam op een volledig nieuw project,” zegt Allemand. De migratie vergde tijd om maatwerk om te zetten naar Dynamics 365-standaarden, maar bood wel het voordeel dat alle geconfigureerde processen in AX en alle data van de energiegroep behouden bleven. “Zo hoefden we niet te beslissen welke historische data we zouden bewaren, wat de financiële afdeling enorm ontlastte,” benadrukt hij.
Ondanks de omvang van het project, inclusief het herzien van 45 interfaces die gekoppeld zijn aan het informatiesysteem van BME, slaagde Inetum erin om de door BME opgelegde termijn van één jaar te respecteren. “Inetum toonde wendbaarheid door op het juiste moment extra teams in te zetten om vertragingen te vermijden,” getuigt Christophe Allemand. Hij prijst ook het effectieve change management, ondersteund door regelmatige meetings tussen domeinverantwoordelijken en key users tot de dag voor de livegang.
Dynamics 365 ging live op 1 oktober 2023, zoals gepland. Hoewel er in het begin enkele aanpassingen nodig waren, “is de werking sinds februari 2024 volledig genormaliseerd,” bevestigt Allemand.
