Gepubliceerd: Wo, 02/04/2025 – leestijd 5 minuten
Succesverhalen van klanten
ERP-migratie naar Dynamics 365 voor Bordeaux Métropole Energies
De BME-groep is een nationale speler in energie en biedt sinds 1875 productie, distributie en levering van hernieuwbaar gas en elektriciteit. Daarnaast biedt de groep warmtenetten, koelingsnetwerken en energierenovatie via haar dochterbedrijven. Meer dan 540 medewerkers staan dagelijks klaar om particuliere en zakelijke klanten te bedienen.
Sinds 2013 maakt BME gebruik van Microsoft Dynamics AX 2012 bij zijn drie belangrijkste dochterondernemingen (Gaz de Bordeaux, RéGaz en MixÉner) voor finance, accounting, aankoopbeheer en klantfacturatie.
Een naadloze overgang van Dynamics AX naar Dynamics 365 voor continuïteit en schaalbaarheid op lange termijn
Een echte migratie
BME wilde de oplossing upgraden vanwege het stopzetten van de ondersteuning voor Dynamics AX door de leverancier, de noodzaak om nieuwe functionaliteiten toe te voegen en de oprichting van nieuwe entiteiten (Néomix). “Hoewel AX populair was en de business users ermee konden werken, bleef het aankoopproces omslachtig,” zegt Christophe Allemand, CIO van BME. Bovendien werd het beheer van de vele interne maatwerkontwikkelingen, vooral om regelgevingswijzigingen te integreren, problematisch in de on-premise ERP-configuratie. “Elke wijziging voor één bedrijf had impact op alle andere, vooral op het gebied van facturatie,” voegt hij toe.
Na een analyse van de markt werd de keuze voor migratie naar Dynamics 365 snel duidelijk. “We wilden bij Dynamics blijven omwille van de gebruiksvriendelijkheid,” legt Christophe Allemand uit. “Met als doel het vereenvoudigen van het aankoopproces en het aanpassen van maatwerk aan productstandaarden.”
Na een marktconsultatie bleef BME vertrouwen op Inetum, dat eerder Dynamics AX al had uitgerold. Niet alleen het historische voordeel gaf de doorslag, maar vooral de onderscheidende aanpak van Inetum.
“Inetum stelde een productmigratie voor, terwijl andere providers liever opnieuw begonnen met een standaard Dynamics 365, wat neerkwam op een volledig nieuw project,” zegt Allemand. De migratie vergde tijd om maatwerk om te zetten naar Dynamics 365-standaarden, maar bood wel het voordeel dat alle geconfigureerde processen in AX en alle data van de energiegroep behouden bleven. “Zo hoefden we niet te beslissen welke historische data we zouden bewaren, wat de financiële afdeling enorm ontlastte,” benadrukt hij.
Ondanks de omvang van het project, inclusief het herzien van 45 interfaces die gekoppeld zijn aan het informatiesysteem van BME, slaagde Inetum erin om de door BME opgelegde termijn van één jaar te respecteren. “Inetum toonde wendbaarheid door op het juiste moment extra teams in te zetten om vertragingen te vermijden,” getuigt Christophe Allemand. Hij prijst ook het effectieve change management, ondersteund door regelmatige meetings tussen domeinverantwoordelijken en key users tot de dag voor de livegang.
Dynamics 365 ging live op 1 oktober 2023, zoals gepland. Hoewel er in het begin enkele aanpassingen nodig waren, “is de werking sinds februari 2024 volledig genormaliseerd,” bevestigt Allemand.
Inetum gewaardeerd om zijn wendbaarheid
Het nieuwe platform maakte een grondige herziening van vele operationele processen mogelijk, vooral op het vlak van facturatie en aankoop. Ook de interactie met randproducten zoals automatische karakterherkenning (OCR) van facturen en business intelligence-analyse werd geoptimaliseerd. “Met Dynamics 365 is het veel eenvoudiger om data op te halen voor analyse,” bevestigt Christophe Allemand. De CIO profiteert bovendien van de nieuwe functionaliteiten die regelmatig worden toegevoegd via updates van de cloudversie van het ERP. “We hebben gekozen voor een update om de zes maanden.”
Inetum blijft voorkeurspartner en wordt gewaardeerd om zijn wendbaarheid, het respecteren van deadlines en “de mensen die we kennen en die onze processen kennen.” Het partnerschap met het energiebedrijf uit Bordeaux blijkt uit de voortzetting van gezamenlijke projecten. Zo heeft BME Inetum ook gekozen om de InVoice Capture-tool te integreren in Dynamics 365, als voorbereiding op de dematerialisatie van leveranciersfacturen in het kader van nieuwe wettelijke verplichtingen.