Digitale gemoedsrust als strategische keuze bij BD Group. Hoe Inetum’s Workplace as a Service zorgt voor ontzorging en flexibiliteit

BD Group bereikt wekelijks consumenten en bedrijven over heel België. Elke week valt het folderpakket met promoties en informatie van zowel grote retailers en merken als lokale spelers in de brievenbus van 4,1 miljoen huishoudens. Sinds begin 2025 zorgen ze tevens voor de bedeling van geadresseerde kranten in een groot deel van Vlaanderen. En met BD Logistics bieden ze een uitgebreide logistieke oplossing: van palletdistributie, over express en reverse logistiek tot warehousing. 

Achter dat logistieke huzarenstuk gaat een team van ongeveer 500 medewerkers schuil, waarvan een 200-tal met laptop, verspreid over de hoofdzetel in Bornem en verschillende depots in het hele land. Lange tijd beheerde BD Group de laptops en desktops van die medewerkers zelf. Het IT-team van het bedrijf focust echter liever op innovatie en de ondersteuning van de kernprocessen. Alles wat met het beheer van de laptops en desktops te maken heeft – toestellen bestellen en configureren, nieuwe accounts aanmaken, beveiliging instellen, enzovoort – geeft BD Group daarom liever in handen van Inetum via een formule van Workplace as a Service.

Concreet beheert Inetum alle laptops en desktops van BD Group: ongeveer tweehonderd laptops (HP ProBook), een tiental workstations (HP ZBook) en ongeveer vijfentwintig HP-desktops in de depots. Het beheer van de toestellen gebeurt centraal via Microsoft Intune. Dat zorgt voor een uniforme configuratie, doorgedreven security en een gestandaardiseerde opvolging doorheen de levenscyclus van elk toestel. “Voor ons geeft dat vooral gemoedsrust”, zegt IT-manager Stijn Neirynck. “We hoeven niet langer zelf toestellen aan te kopen, te stockeren of manueel te installeren. Alles verloopt gestandaardiseerd en professioneel.”

Een van de grootste voordelen van WpaaS zit in de gestroomlijnde onboarding en offboarding van medewerkers. Wanneer een nieuwe collega start, zorgt Inetum vooraf voor de volledige staging van het toestel: de juiste configuratie, de applicaties die bij de functie van de medewerker behoren, alle correcte beveiligingsinstellingen, toegangen, enzovoort. Elk toestel komt zo volledig gebruiksklaar aan bij de werkplek van de medewerker.

“We nemen niet zomaar een toestel uit een voorraad of krijgen er één toegestuurd”, zegt Stijn Neirynck. “Een medewerker van Inetum komt ter plaatse om het toestel af te leveren en samen met de nieuwe collega alles op te starten. In de huidige war for talent maakt dat echt een wereld van verschil. We winnen zo enorm veel tijd en vermijden fouten. De nieuwe collega kan meteen aan de slag.”

Bij uitdiensttreding gebeurt het omgekeerde proces. Inetum krijgt het toestel terug, voorziet een grondige ‘wipe’ om alle data te verwijderen en maakt het opnieuw klaar voor gebruik. Ook dat verloopt volgens een strak afgelijnd en veilig proces. Voor BD Group betekent het opnieuw minder administratieve rompslomp en een betere controle over de levenscyclus van het toestel.

“We opteren voor de Flex-formule van Inetum”, legt Stijn Neirynck uit. “Het betekent dat Inetum voor ons een marge van tien procent voorziet. Concreet zijn er altijd twintig toestellen meteen beschikbaar, wat ons toelaat om snel te schakelen.” Tegelijk betaalt BD Group enkel voor de toestellen die effectief in gebruik zijn. “We leasen de laptops en desktops op vier jaar. De vernieuwing na vier jaar gebeurt automatisch.”

BD Group combineert de WpaaS-formule van Inetum met een bijkomende service: WPS (Workplace Platform Solutions). Waar klassieke WpaaS vaak hardware en diensten onlosmakelijk met elkaar verbinden, biedt WPS extra flexibiliteit. Het betekent concreet dat ondersteunende diensten zoals device management, security, licentiebeheer en servicedesk, losstaan van de hardware. Om dit te realiseren wordt doorgedreven automatisatie toegepast zodat werkposten zichzelf ook automatisch corrigeren indien ze afwijken van security standaarden.

WPS maakt het voor BD Group mogelijk om managed workplace services af te nemen zonder dat het bedrijf daarbij vastzit aan een specifieke aankoop- of leaseformule. Zo geniet BD Group bij Inetum van een flexibele en wendbare IT-servicedesk, ondersteund door een toegewijd team en een vaste Service Delivery Manager. Die persoonlijke aanpak staat in schril contrast met de traditionele, vaak logge ITSM-modellen. “Het contact verloopt rechtstreeks en pragmatisch”, zegt Stijn Neyrinck. “Inetum kent onze omgeving en onze werking intussen door en door. Dat zorgt voor snellere oplossingen en een efficiëntere samenwerking.”