Van AI-hype naar bedrijfswaarde: een gecontroleerde aanpak op basis van AI-geletterdheid

Retail Estates is een beursgenoteerde gereglementeerde vastgoedvennootschap met meer dan duizend winkelpanden in België en Nederland. In de context van AI staat Retail Estates voor een dubbele uitdaging. Enerzijds wil het de opportuniteiten van artificiële intelligentie benutten. Anderzijds moet het, zeker als beursgenoteerd bedrijf, strikt waken over compliance en governance. “AI zit vandaag in een hypefase”, zegt Amit Eitan, Director of IT bij Retail Estates. “Iedereen praat erover, maar weinig organisaties gebruiken het echt doordacht. Wij wilden niet zomaar ondoordacht op de hype meesurfen. We wilden begrijpen wat AI voor ons kan betekenen, maar ook welke risico’s eraan verbonden zijn.”

Voor Amit Eitan is AI geen los experiment, maar een volgende stap in de maturiteit van de IT-organisatie. De voorbije jaren bouwde hij met zijn team aan een solide digitale ruggengraat voor het bedrijf, met onder meer investeringen in ERP, rapportering en een gestroomlijnde infrastructuur. AI past in dat bredere traject, op voorwaarde dat het gecontroleerd gebeurt.

“Als beursgenoteerde onderneming is compliance voor ons cruciaal. De Europese AI Act verplicht organisaties om werk te maken van AI-geletterdheid en een duidelijke governance. We wilden vermijden dat er intern een wildgroei van tools zou ontstaan, zonder beleid of toezicht.” Daarom besliste Retail Estates om in een eerste fase maar twee AI-toepassingen toe te laten: Microsoft Copilot – geïntegreerd in de bestaande Microsoft 365-omgeving – en DeepL, een tool voor vertalingen. Het gebruik van andere publiek beschikbare AI-oplossingen is op de bedrijfsapparatuur van Retail Estates geblokkeerd.

Belangrijk om weten: de oefening op het vlak van AI literacy was geen initiatief voor een beperkte groep, maar een organisatiebreed traject. In twee sessies van telkens een halve dag volgden alle medewerkers – van management tot ondersteunende diensten – een training onder begeleiding van Inetum. “We wilden hier geen puur theoretisch verhaal”, benadrukt Amit Eitan. “De insteek was duidelijk: what’s in it for me? Hoe kan AI mijn dagelijkse job concreet ondersteunen?” 

Inetum voorzag diverse informatiesessies, telkens toegespitst op een specifieke bedrijfsafdeling. Voor de juridische afdeling betekende dat bijvoorbeeld een sessie rond het analyseren en samenvatten van omvangrijke documenten. De financiële dienst experimenteerde met de analyse van Excel-data en het genereren van rapporten. Het propertyteam onderzocht hoe AI kan helpen bij het verscherpen van marktinzicht en het combineren van externe data met interne expertise. Ook taken zoals het opstellen van vergaderverslagen, het structureren van informatie of het redigeren van teksten kwamen aan bod.

Een eerste sessie focuste op bewustmaking: wat is AI, wat kan het wel en niet, wat zijn de risico’s, wat zegt de regelgeving? In de tweede, meer praktische module gingen medewerkers zelf aan de slag met concrete use cases. “De reacties waren bijzonder positief”, aldus Amit Eitan. “Zelfs collega’s die aanvankelijk terughoudend waren, zagen al snel de potentiële meerwaarde van AI. Dat enthousiasme is essentieel.”