Gepubliceerd: 22/05/2025 – leestijd: 5 minuten
Succesverhalen van klanten
Met GenAI zetten Est Ensemble en Inetum een nieuwe standaard voor aanbestedingsbeheer
In april 2024 besloot Est Ensemble, een Établissement Public Territorial du Grand Paris dat negen gemeenten in Seine-Saint-Denis verenigt en meer dan 440.000 inwoners telt, om generatieve AI in te zetten voor aanbestedingen. Het doel? Een deel van de verwerking automatiseren, tijd besparen voor medewerkers, procedures vereenvoudigen en de analyse van offertes eerlijker en objectiever maken.
Om dit te realiseren koos Est Ensemble voor Inetum, Europees leider in digitale diensten en oplossingen, om een kant-en-klare tool te ontwikkelen en te beheren op basis van Azure OpenAI. Deze oplossing helpt medewerkers dossiers sneller te analyseren, zodat zij zich kunnen concentreren op het nemen van de juiste beslissingen.
AI-optimalisatie in elke fase van het aanbestedingsproces
Aanbestedingen en AI: geoptimaliseerde processen van begin tot eind
De tool is opgebouwd rond vier functionaliteiten, waarvan de eerste twee in 2024 zijn getest. De oplossing van Inetum controleert automatisch of een kandidaat voldoet aan de voorwaarden en of het dossier volledig is, inclusief alle vereiste documenten – goedkeuringen, certificaten, verklaringen, verzekeringen – en of deze nog geldig zijn.
In de tweede fase wordt elk dossier gescreend en beoordeeld op relevantie en volledigheid, op basis van een lijst met vereisten. De tool vergelijkt automatisch met de criteria in de technische en administratieve specificaties. Voor elk criterium haalt de AI het relevante deel uit het aanbod en kent een score toe van 1 tot 10, volgens een schaal die door Est Ensemble is vastgesteld. Dit levert een tijdsbesparing van ongeveer 30% per dossier op en elimineert repetitieve, tijdrovende taken zonder toegevoegde waarde. De voordelen zijn overduidelijk.
Een ander pluspunt is de gelijke behandeling van alle kandidaten. De AI werkt met constante aandacht en foutloze analyse, van het eerste tot het laatste dossier.
Thierry Moisson-Bonnevie, CIO van Est Ensemble, benadrukt: “De ontwikkeling van generatieve AI is een echte kans om onze interne processen te optimaliseren. Met de steun van Inetum kunnen we een efficiënte en toegankelijke publieke dienstverlening bieden.”
De menselijke factor blijft cruciaal
Deze twee functionaliteiten vormden de opmaak voor een derde, recent toegevoegde functie: de oplossing kan nu dossiers onderling vergelijken en onderscheidende elementen voor kernvereisten markeren. Op termijn zal een chatbot in natuurlijke taal kunnen communiceren met de tool en specifieke vragen over dossiers beantwoorden, los van de standaardvereisten.
Het doel van deze bid analyzer is niet om medewerkers te vervangen, maar om hun werk te vergemakkelijken en hen te laten focussen op taken met meer toegevoegde waarde. Een projectteam bestaande uit een IT-medewerker, twee mensen van aankoop en juridische zaken, en één van de gebouwenafdeling behandelt de grootste opdrachten en kan op elk moment ingrijpen om fouten te corrigeren. Tegelijkertijd werkten drie mensen aan het Inetum-project.
Olivier Serfaty, Director van Inetum’s Gen AI Business Unit, besluit: “Dit initiatief biedt Est Ensemble de kans om een gemoderniseerde en efficiëntere publieke dienstverlening te realiseren voor gebruikers, medewerkers en partners. Op termijn kan deze tool ook door andere lokale overheden worden ingezet, om zo breder bij te dragen aan de efficiëntie van publieke processen. Dit is nog maar het begin.”